Văn hóa công sở là tập hợp các giá trị vô hình có ảnh hưởng đến cách ứng xử, hợp tác và làm việc của nhân viên trong tổ chức. Hiểu đúng về văn hóa công sở có thể giúp bạn giao tiếp và tương tác chuyên nghiệp, dễ dàng hòa nhập và tránh những hiểu lầm không đáng có. Trong bài viết dưới đây, 1Academy sẽ giúp bạn tìm hiểu về khái niệm văn hóa công sở, vai trò và những nguyên tắc ứng xử thông minh, khéo léo tại nơi làm việc.

1. Văn hóa công sở là gì?

Văn hóa công sở là tập hợp các giá trị, niềm tin, thái độ, hành vi và chuẩn mực được chia sẻ chính thức và không chính thức tại môi trường làm việc. Tập hợp này hình thành nên cách mà mọi cá nhân tương tác và làm việc hàng ngày trong tổ chức. 

Văn hóa công sở không chỉ tạo nên bầu không khí chung trong doanh nghiệp mà còn phản ảnh cách mà doanh nghiệp vận hành, văn hóa làm việc và trải nghiệm của nhân viên. Khi một tổ chức có văn hóa ứng xử công sở lành mạnh tích cực, nhân viên sẽ thường cảm thấy gắn bó và có động lực làm việc hơn. Ngược lại, những hành vi tiêu cực trong công sở có thể làm giảm hiệu suất làm việc và tinh thần chung của cả đội nhóm. 

Một số ví dụ về văn hóa công sở:

• Trang phục chuyên nghiệp: Cá nhân cần ăn mặc lịch sự, phù hợp với môi trường làm việc nhằm xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp. Thường là trang phục công sở hoặc theo quy định nội bộ từng tổ chức. 
• Giao tiếp lịch sự, tôn trọng: Nhân viên cần duy trì cách xưng hô, giao tiếp chuẩn mực, thể hiện sự tôn trọng với cấp trên, đồng nghiệp và khách hàng. Ngôn ngữ được sử dụng cần tránh các từ ngữ thô tục hay xúc phạm.
• Trách nhiệm và trung thực: Nhân viên cần có ý thức trách nhiệm với công việc được giao, luôn minh bạch và trung thực trong suốt quá trình làm việc.

Một số biểu hiện đặc điểm hành vi tiêu cực tại nơi làm việc:

• Quản lý vi mô: Cách thức quản lý kiểm soát quá mức có thể kìm hãm sự chủ động của nhân viên và làm giảm sự hài lòng của đội ngũ cấp dưới.
• Cạnh tranh “độc hại”: Cạnh tranh lành mạnh trong môi trường làm việc có thể thúc đẩy hiệu suất lên cao, nhưng khi nó trở nên độc hại thì có thể gây ra sự xung đột, thậm chí là thù địch giữa các thành viên và làm giảm hiệu quả hợp tác.
• Gây hấn thụ động: Đặc điểm này ám chỉ đến các hành vi thể hiện cảm xúc tiêu cực, sự bất mãn một cách gián tiếp, không lộ liễu ra ngoài làm cản trở quá trình giao tiếp và tạo ra sự bầu không khí tiêu cực trong đội nhóm.
• Giao tiếp gây rối: Cách thức giao tiếp hung hãn, thiếu tôn trọng ý kiến của người khác tạo ra một môi trường làm việc không thoải mái, suy giảm sự gắn kết trong đội ngũ.
• Thiếu trách nhiệm: Những cá nhân không chịu trách nhiệm về hành động của mình có thể khiến suy giảm động lực của đội nhóm và cản trở sự gắn kết trong nội bộ.

2. Phân biệt văn hóa công sở và văn hóa doanh nghiệp 

Văn hóa doanh nghiệp là hệ thống các giá trị cốt lõi, niềm tin, chiến lược và các chuẩn mực hành vi được xây dựng và truyền thông tới đội ngũ từ ban lãnh đạo, nhằm tạo nên bản sắc riêng cho doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp giữ vai trò định hình mọi khía cạnh trong tổ chức, từ cách ra quyết định, quản trị đến định hướng phát triển.

Văn hóa công sở là sự thể hiện cụ thể của văn hóa doanh nghiệp trong bối cảnh làm việc hàng ngày. Nó bao gồm các quy tắc ứng xử, cách giao tiếp, thái độ, phong cách làm việc,…giữa các nhân viên và cấp quản lý, lãnh đạo.

Tiêu chí	Văn hóa công sở	Văn hóa doanh nghiệp
Phạm vi	Giới hạn trong môi trường làm việc hàng ngày tại văn phòng hoặc nơi làm việc cụ thể	Bao quát trong toàn bộ tổ chức
Đối tượng	Chủ yếu là nhân viên, cấp quản lý và những người làm việc tại doanh nghiệp	Tất cả các biên có liên quan, từ nhân viên, lãnh đạo cho đến khách hàng, đối tác…
Biểu hiện	Giao tiếp, trang phục, thái độ, hành vi, mối quan hệ đồng nghiệp…	Giá trị cốt lõi, sứ mệnh, tầm nhìn, triết lý kinh doanh…
Mục tiêu	Tạo ra môi trường làm việc tích cực, hiệu quả, gắn kết giữa đội ngũ	Xây dựng bản sắc riêng, uy tín và vị thế của doanh nghiệp trên thị trường
Tác động	Ảnh hưởng từ cách quản lý đội ngũ, nội quy văn phòng, văn hóa vùng miền…	Ảnh hưởng từ ban lãnh đạo, chiến lược phát triển, thị trường…

Trong thực tế, nếu doanh nghiệp có chiến lược và giá trị cốt lõi được xây dựng rất mạnh mẽ, tích cực nhưng cách đội ngũ làm việc lại tiêu cực, không lành mạnh thì có thể dẫn đến suy giảm niềm tin trong nội bộ và hiệu suất chung của tổ chức. 

3. Vai trò của văn hóa công sở trong doanh nghiệp 

3.1. Đối với tổ chức

Thu hút và giữ chân nhân tài: Môi trường làm việc có văn hóa tích cực sẽ giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng, lắng nghe và có cơ hội để phát triển lâu dài. Điều này không chỉ tăng tính gắn kết, giảm tỷ lệ nghỉ việc mà còn giúp tổ chức giữ chân được những nhân sự có năng lực tốt.

Tạo dựng giá trị và mục tiêu chung: Văn hóa công sở là phương tiện truyền tải những giá trị cốt lõi và sứ mệnh của doanh nghiệp đến từng thành viên. Điều này giúp nhân viên có thể hiểu và đồng thuận với tầm nhìn dài hạn của tổ chức, định hướng hành vi và ra quyết định phù hợp.

Nâng cao sự hợp tác nội bộ: Văn hóa công sở giúp tạo ra chuẩn mực chung về hành vi, góp phần giải quyết xung đột và gia tăng sự phối hợp giữa các đội nhóm.

Tăng khả năng thích nghi và ứng phó với biến động: Trong môi trường kinh doanh sẽ luôn có những biến động không ngừng, khi đó văn hóa công sở đóng vai trò là nền tảng giúp doanh nghiệp đứng vững và chuyển mình kịp thời. Văn hóa công sở vững chắc, tích cực giúp tổ chức vượt qua khủng hoảng nhờ vào sự đồng lòng, đồng thuận và chủ động từ từng thành viên.

3.2. Đối với cá nhân

Cảm giác “thuộc về” và gắn bó: Nhân viên khi được làm việc trong một môi trường văn hóa tích cực sẽ cảm thấy ý nghĩa của tập thể, gắn kết hơn với đồng nghiệp và gia tăng sự hài lòng. Đây được coi là yếu tố then chốt của hiệu suất và tinh thần làm việc cao trong doanh nghiệp.

Tự do phát triển theo năng lực cá nhân: Mỗi cá nhân đều có phong cách làm việc và thế mạnh riêng biệt. Khi ở trong môi trường linh hoạt, khuyến khích phát triển sẽ cho phép nhân viên phát huy tối đa năng lực của mình và đóng góp cho mục tiêu chung theo cách riêng.

Nâng cao kỹ năng giao tiếp và hợp tác: Ở trong một môi trường đề cao sự tôn trọng và hợp tác, nhân viên sẽ học được cách để trao đổi hiệu quả, giải quyết các mâu thuẫn một cách tích cực và nâng cao khả năng làm việc nhóm. Đây đều là những kỹ năng quan trọng không chỉ trong công việc mà còn cho sự phát triển trong dài hạn.

4. Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở

Văn hóa công sở được hình thành từ nhiều yếu tố khác nhau, không chỉ là những quy định mà còn là tập hợp giá trị, hành vi và biểu hiện được chia sẻ chung. Điều này ảnh hưởng sâu rộng đến cách nhân viên làm việc, tương tác và ra quyết định.

4.1. Giá trị cốt lõi

Đây là nền tảng tinh thần và định hướng hành động cho toàn bộ tổ chức. Giá trị cốt lõi phản ánh những gì mà doanh nghiệp ưu tiên coi trọng và chi phối mọi hoạt động nội bộ. Khi giá trị cốt lõi được truyền tải đúng, chúng có thể tạo ra sự nhất quán trong hành vi của đội ngũ và lãnh đạo.

4.2. Sứ mệnh và tầm nhìn

Sứ mệnh xác định lý do tồn tại và mục đích cốt lõi của tổ chức, giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu trong dài hạn và những giá trị mà doanh nghiệp hướng đến.

Tầm nhìn là bức tranh tổng quan định hướng, định hình cách doanh nghiệp phát triển

Sứ mệnh và tầm nhìn đóng vai trò như “kim chỉ nam” đảm bảo rằng mọi thành viên trong tổ chức đều hướng về mục tiêu chung và hành động theo mục tiêu này.

4.3. Thói quen và quy định nội bộ

Đây là những hành vi được tuân thủ hàng ngày trong môi trường làm việc nội bộ, từ cách xưng hô, trao đổi, tổ chức họp đến các hoạt động như tổ chức sinh nhật, team-building,… Những khía cạnh này tuy nhỏ nhưng tạo nên bản sắc riêng cho doanh nghiệp và cảm giác thân thuộc cho nhân viên.

4.4. Cơ chế thưởng – phạt

Một hệ thống quy định đánh giá minh bạch và công bằng có thể góp phần duy trì sự nhất quán trong hành vi của nhân viên. Văn hóa công sở tích cực thường thể hiện qua việc khen thưởng kịp thời rõ ràng, phản hồi đóng góp mang tính xây dựng và xử lý vi phạm dựa trên nguyên tắc. Cơ chế này nếu được tuân thủ và duy trì sẽ giúp củng cố niềm tin vào sự công bằng và thúc đẩy, nâng cao hiệu suất làm việc.

4.5. Phong cách lãnh đạo

Ban lãnh đạo đóng vai trò là người kiến tạo và tác động trực tiếp đến văn hóa công sở tại doanh nghiệp. Cách lãnh đạo giao tiếp, ra quyết định, phản hồi nhân viên hay xử lý xung đột khủng hoảng sẽ ảnh hưởng đến phần lớn cách mà đội ngũ nhân viên hành xử và cảm nhận tại môi trường làm việc. 

4.6. Điều kiện và môi trường làm việc

Điều kiện không gian vật lý, trang thiết bị, nền tảng công nghệ và chính sách làm việc đều tác động đến hành vi và tâm lý của các thành viên. Một môi trường được thiết kế tốt và phù hợp sẽ giúp tối ưu hiệu suất làm việc của đội ngũ, tăng sự tập trung, sáng tạo và nâng cao trải nghiệm làm việc tại doanh nghiệp.

4.7. Quy trình hội nhập và đào tạo

Từ cách tổ chức quy trình onboarding cho đến các chương trình đào tạo nội bộ, định hướng lộ trình thăng tiến đều ảnh hưởng đến cách nhân viên hiểu và hòa nhập vào văn hóa của tổ chức. Chính sách đào tạo không chỉ nhằm nâng cao năng lực mà còn thể hiện được giá trị văn hóa và kỳ vọng của doanh nghiệp đối với từng cá nhân và đội nhóm.

4.8. Đa dạng, bình đẳng và hòa nhập

Một tổ chức hiện đại ngày nay cần thể hiện được sự tôn trọng những khác biệt trong độ tuổi, sắc tộc, giới tính, tín ngưỡng, tôn giáo… Cách tổ chức biểu hiện với những yếu tố này chính là thước đo văn hóa công sở văn minh và bền vững nhất.

5. Cách xây dựng và duy trì văn hóa công sở lành mạnh

Lãnh đạo phải là người tiên phong: Lãnh đạo và các cấp quản lý nên là người đi đầu bởi cách họ giao tiếp, phản hồi, ra quyết định và giải quyết vấn đề sẽ định hình chuẩn mực hành vi trong tổ chức. 

Khuyến khích phản hồi hai chiều và trao đổi cởi mở: Hãy tạo điều kiện để nhân viên chia sẻ quan điểm và bày tỏ ý kiến mà không lo ngại đến việc bị đánh giá. Điều này sẽ giúp tổ chức giao tiếp minh bạch và phát triển hiệu quả hơn.

Xây dựng hệ thống ghi nhận tích cực: Thể hiện sự công nhận đối với nhân viên không nhất thiết đến từ vật chất. Một lời cảm ơn chân thành, một email khen ngợi công khai hay ghi nhận từng thành tích nhỏ cũng có thể tạo nên sự khác biệt. Việc phản hồi rõ ràng, mang tính xây dựng sẽ giúp nhân viên hiểu được hành vi nào được đánh giá cao và cần cải thiện những điểm nào.

Khóa học Tối ưu thiết kế và vận hành Total Rewards với GenAI tại 1Academy dành riêng cho các giám đốc nhân sự, trưởng phòng nhân sự hay bất kỳ cá nhân mong muốn phát triển lên HRM/HRD, để có thể hiểu sâu và vận dụng đúng khi xây dựng hệ thống đãi ngộ tổng thể. Một hệ thống đãi ngộ không chỉ dừng lại ở lương thưởng mà còn bao gồm các chính sách phúc lợi, công nhận và tạo động lực trong dài hạn cho nhân viên.

Đào tạo liên tục các kỹ năng mềm: Các khóa học về giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết xung đột…sẽ giúp nâng cao năng lực thực hành văn hóa trong môi trường làm việc. 

Cân bằng giữa cuộc sống và công việc: Hỗ trợ nhân viên quản lý thời gian, nâng cao sức khỏe đời sống tinh thần và dành thời gian cho cuộc sống cá nhân cũng được coi là yếu tố then chốt để họ duy trì tinh thần và hành vi tích cực, nâng cao hiệu suất làm việc.

Duy trì sự linh hoạt trong văn hóa: Thay vì bó buộc nhân viên vào các khuôn mẫu quá cứng nhắc thì linh hoạt trong công việc, chính sách và quy trình sẽ giúp nhân viên cảm thấy được tin tưởng và chủ động hơn. 

Kiến tạo môi trường làm việc gắn kết: Các hoạt động ngoài công việc như thể thao, team building, sự kiện cộng đồng,… có thể làm sâu sắc thêm quan hệ giữa các thành viên, giảm căng thẳng và tăng mức độ gắn bó. Mối quan hệ tốt chính là nền tảng vững chắc cho một môi trường văn hóa công sở tích cực.

Cam kết trách nhiệm ở mọi cấp bậc: Môi trường làm việc lành mạnh thì không thể bỏ qua và làm ngơ trước những hành vi tiêu vực, đặc biệt là ở cấp quản lý. Khi xảy ra mâu thuẫn, doanh nghiệp cần phải xử lý công bằng, minh bạch và trao đổi phản hồi từ cả hai phía. Điều này sẽ tạo được niềm tin vào sự công bằng bên trong tổ chức. 

6. Đặc điểm văn hóa công sở tại một số quốc gia

6.1. Nhật Bản

Văn hóa làm việc tại Nhật Bản nổi tiếng với tính kỷ luật, sự tôn trọng và tinh thần làm việc nhóm cao. Tuy nhiên, bên cạnh những giá trị tích cực thì môi trường làm việc ở Nhật cũng tồn tại nhiều vấn đề đáng lo ngại.

Người Nhật rất coi trọng thứ bậc trong công việc. Việc sử dụng kính ngữ khi giao tiếp với cấp trên và đồng nghiệp lớn tuổi hơn là điều bắt buộc. Ngoài ra, nhân viên thường thể hiện sự cống hiến, tận tụy của mình với công việc bằng cách sẵn sàng làm việc ngoài giờ mà không than vãn. 

Hiện tượng “karoshi” – tử vong do làm việc quá sức, thường liên quan đến đột quỵ, đau tim và tự tử. Trước sự gia tăng của tình trạng này, chính phủ Nhật đã ban hành Luật giới hạn số giờ làm thêm tối đa là 45 tiếng mỗi tháng và 360 tiếng mỗi năm. Tùy vào trường hợp mà giới hạn này có thể tăng lên là 100 tiếng mỗi tháng nhưng không vượt quá 720 tiếng mỗi năm. 

Thế hệ lao động trẻ tại Nhật đang dần thay đổi quan điểm về công việc, ưu tiên sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Điều này cũng đòi hỏi các doanh nghiệp phải điều chỉnh văn hóa làm việc phù hợp để thu hút và giữ chân người trẻ.

6.2. Trung Quốc

Văn hóa công sở tại Trung Quốc đề cao sự tôn trọng đối với cấp trên và người lớn tuổi. Quyết định thường được đưa ra từ cấp lãnh đạo và nhân viên ít khi phản biện công khai để tránh làm “mất mặt” người khác. 

Văn hóa làm việc “996” (9 giờ sáng đến 9 giờ tối, 6 ngày một tuần) từng được nhiều công ty công nghệ tại Trung Quốc áp dụng nhằm thúc đẩy năng suất và tăng trưởng. Tuy nhiên, điều này đã dẫn đến tình trạng kiệt sức, căng thẳng và phản ứng tiêu cực từ người lao động, đặc biệt là thế hệ trẻ.

Nhân viên Trung Quốc phần lớn coi trọng sự hòa hợp trong tập thể, tránh thể hiện sự đối đầu trực tiếp. Việc giao tiếp gián tiếp và nhạy bén trong câu từ lời nói tùy vào ngữ cảnh là cách để duy trì mối quan hệ tốt đẹp trong đội ngũ.

Giống như nhiều quốc gia khá, văn hóa làm việc tại Trung Quốc cũng xoay quanh các mục tiêu và đánh giá hiệu suất. Trong một môi trường có tính cạnh tranh cao, nếu không hoàn thành nhiệm vụ thì rất có thể sẽ bị thay thế.

6.3. Đức

Văn hóa công sở tại Đức nổi bật với sự kỷ luật, năng suất và ưu tiên quyền lợi của người lao động. Đây được cho là môi trường làm việc lý tưởng nếu bạn đề cao sự minh bạch, trách nhiệm và cân bằng.

Sự đúng giờ và kỷ luật cao: Việc đến muộn trong các cuộc họp hay trễ hạn công việc được coi là biểu hiện của sự thiếu chuyên nghiệp. Người Đức tin rằng việc tuân thủ thời gian thể hiện sự tôn trọng đối với người khác và giúp duy trì hiệu quả công việc.

Đức có hệ thống luật lao động chặt chẽ nhằm bảo vệ quyền lợi của người lao động. Nhân viên thường được hưởng ít nhất 24 ngày nghỉ phép có lương mỗi năm, cùng với các chế độ phúc lợi như bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và nghỉ thai sản. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc ổn định và an toàn.

Người Đức coi trọng việc duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Họ thường làm việc trong khung giờ cố định và hiếm khi làm thêm giờ. Việc dành thời gian cho gia đình, bạn bè và sở thích cá nhân được xem là cần thiết để tái tạo năng lượng và nâng cao chất lượng cuộc sống.

Văn hóa công sở Đức đề cao việc học hỏi và phát triển kỹ năng liên tục. Nhiều công ty cung cấp các chương trình đào tạo và phát triển nghề nghiệp cho nhân viên nhằm nâng cao năng lực và thích ứng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh.

KẾT LUẬN

Trong bối cảnh kinh tế đầy biến động như hiện nay, doanh nghiệp cần phải đảm bảo rằng nhân viên thực sự gắn kết với công việc và cảm thấy được trân trọng. Và nền tảng then chốt cho điều này chính là kiến tạo một môi trường làm việc tích cực và văn hóa công sở lành mạnh.

HỌC VIỆN 1ACADEMY

• Hotline: 038 705 1409
• Fanpage: https://www.facebook.com/1OfficeAcademy