Tuyển mass là hình thức thu hút nhân tài với số lượng lớn và thường là cho cùng 1 vị trí trong thời gian nhất định. Tùy thuộc vào quy mô và cấu trúc tổ chức thì mỗi doanh nghiệp sẽ có một chính sách tuyển dụng riêng biệt. Vậy tuyển dụng mass là gì và liệu phương pháp tuyển số lượng lớn có phù hợp với doanh nghiệp hay không? Hãy cùng 1Academy khám phá ngay câu trả lời ở nội dung bài viết dưới đây nhé.

1. Tuyển dụng mass là gì?

Thuật ngữ “Tuyển dụng mass” được dùng để nhắc đến hình thức tuyển một số lượng lớn, thường là cho đồng thời nhiều vị trí, trong một khoảng thời gian nhất định. Cách thức này thường được dùng khi doanh nghiệp đang trong giai đoạn tăng trưởng nhanh hoặc cần bổ sung lượng lớn nhân sự đồng thời, ví dụ như khi mở chi nhánh mới hoặc trong mùa cao điểm của các doanh nghiệp trong ngành dịch vụ.

Với tuyển mass thì các nhà tuyển dụng không chỉ tập trung vào chất lượng ứng viên mà còn cần phải đảm bảo cả về mặt số lượng nhân sự để đáp ứng với các yêu cầu cụ thể. Để đạt hiệu quả cao thì doanh nghiệp thường sẽ tổ chức các chiến dịch tuyển dụng quy mô lớn như các hội chợ việc làm hay ngày hội tuyển dụng tập trung.

2. Ưu điểm và hạn chế của tuyển mass

Trong khi hoạt động tuyển mass có thể là một giải pháp thực tiễn để đáp ứng nhu cầu nhân sự tăng cao, tuy nhiên nó cũng có những hạn chế nhất định. 

2.1. Ưu điểm

Tính hiệu quả cao và đáp ứng được nhu cầu nhân sự khẩn cấp

Trong trường hợp cần tuyển hàng chục hay đến hàng trăm nhân sự trong thời gian ngắn mà vẫn đảm bảo được chất lượng ứng viên thì giải pháp tối ưu nhất chính là tuyển dụng mass. Phương pháp này cho phép lựa chọn ứng viên phù hợp thông qua các quy trình tuyển dụng chuyên biệt

Tiếp cận được nguồn ứng viên lớn

Với sự bùng nổ của mạng xã hội và các trang web tuyển dụng thì việc tiếp cận lượng lớn ứng viên không còn là vấn đề quá khó khăn. Tuyển dụng số lượng lớn không chỉ giúp doanh nghiệp thu hút lượng lớn ứng viên mà còn hỗ trợ tạo ra cơ sở dữ liệu hồ sơ đa dạng phong phú cho những đợt tuyển dụng tiếp theo. 

Tiết kiệm chi phí

Theo số liệu từ tờ báo The Economist, các doanh nghiệp trên toàn cầu đã chi hơn 400 tỷ USD cho các dịch vụ nhân sự. Một nghiên cứu từ Glassdoor chỉ ra rằng chi phí trung bình để tuyển dụng một nhân viên sẽ rơi vào khoảng 4.000 USD. Tuy nhiên, so với tuyển dụng nhiều đợt nhỏ lẻ thì tuyển mass giúp doanh nghiệp giảm được đáng kể chi phí nhờ giảm thiểu quảng cáo, chi phí hành chính và các nguồn chi khác liên quan đến nhân sự. 

2.2. Hạn chế

Chất lượng ứng viên không đồng đều 

Tuyển mass sẽ thường đi kèm áp lực về thời gian, có thể dẫn đến sự thỏa hiệp về chất lượng ứng viên. Ứng viên có thể đáp ứng các yêu cầu về công việc nhưng lại không phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp.

Quá trình đánh giá và xem xét kỹ lưỡng sẽ giúp đảm bảo ứng viên có kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết và có thể hòa nhập, gắn kết tốt với công ty.

Rủi ro về thương hiệu tuyển dụng

Khối lượng ứng viên lớn đòi hỏi doanh nghiệp phải đảm bảo cung cấp trải nghiệm tích cực từ khâu nộp đơn đến lúc hoàn thành việc tuyển dụng. Quá trình này bao gồm việc giao tiếp rõ ràng, tôn trọng thời gian của cả ứng viên và tổ chức quy trình chuyên nghiệp, chặt chẽ. 

Những phản hồi mang tính cá nhân hóa đối với ứng viên cũng sẽ góp phần củng cố đem đến một trải nghiệm tốt hơn.

Thách thức về mặt hậu cần

Tuyển dụng mass đòi hỏi cần phải phối hợp nhiều quy trình, bộ phận từ phỏng vấn, đánh giá đến onboarding với một số lượng lớn ứng viên.

Quy mô lớn có thể gây ra tình trạng quá tải đối với bộ phận quản lý nhân sự trong quá trình lọc hồ sơ, đào tạo và giám sát.

Vấn đề pháp lý

Khi tuyển dụng số lượng lớn đối với các trường hợp tiến hành ở nhiều quốc gia khác nhau thì doanh nghiệp cần tuân thủ chặt chẽ các luật lao động và quy định ở từng đất nước. Việc này có thể rất phức tạp và mất thời gian, đòi hỏi sự hiểu biết về các quy định pháp luật tại từng khu vực lãnh thổ. 

3. Phân biệt giữa tuyển mass và tuyển dụng thông thường

Tiêu chí	Tuyển dụng mass	Tuyển dụng thường
Khái niệm	Tuyển quy mô lớn nhằm thu hút lượng lớn ứng viên cho đồng thời nhiều vị trí trong doanh nghiệp.	Tìm kiếm và thu hút ứng viên để đáp ứng nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp.
Quy mô	Lớn, nhiều vị trí đồng thời	Chỉ tập trung vào một vài vị trí
Thời gian thực hiện	Tương đối nhanh, có thể chỉ trong vài tuần	Có thể kéo dài đến khi tìm được ứng viên thích hợp
Mục tiêu	Đáp ứng nhu cầu nhân sự ngay lập tức	Đảm bảo nguồn nhân sự trong dài hạn
Hình thức	Tổ chức các Job Fair (tạm dịch là Hội chợ việc làm), tuyển dụng tập trung hay thuê các công ty tuyển dụng chuyên nghiệp bên ngoài	Khi có nhu cầu tuyển dụng thì sẽ tiến hành đăng tin trên các trang web tuyển dụng, mạng xã hội,…
Tính chất	Do yêu cầu về thời gian và số lượng nên quy trình thường được rút gọn và sử dụng các công nghệ hỗ trợ trong quá trình sàng lọc hồ sơ	Quy trình đầy đủ và hiệu quả bao gồm việc tiếp nhận hồ sơ, sàng lọc hồ sơ (kiểm tra thông tin, kỹ năng, kinh nghiệm,…), phỏng vấn và đánh giá ứng viên để từ đó lựa chọn được ứng viên phù hợp nhất

4. Vị trí nào cần đến tuyển dụng mass

Tuyển dụng mass thường mang lại hiệu quả cao hơn so với tuyển dụng thông thường trong các ngành đòi hỏi số lượng nhân sự lớn trong thời gian ngắn, đặc biệt đối với các vị trí mang tính tác nghiệp và vận hành.

Một số lĩnh vực và vị trí cụ thể bao gồm: 

• Nhân viên thu ngân/bán hàng: Các chuỗi bán lẻ, cửa hàng tiện lợi hay siêu thị 
• Bác sĩ và y tá tại các bệnh viện hay trung tâm y tế
• Lao động tay chân/Công nhân: Các nhà máy sản xuất lớn, công trường xây dựng,…
• Giao dịch viên tại các ngân hàng
• Nhân viên thời vụ: Các ngành công nghiệp có tính mùa vụ như du lịch, tổ chức sự kiện,…
• Đại diện bán hay giám sát bán/giám sát cửa hàng trong nhiều ngành dịch vụ, đặc biệt là FMCG.

Các ngành được kể trên không bao toàn được tất cả nhưng đây là những ngành phổ biến nhất áp dụng hình thức tuyển dụng số lượng lớn.

5. Khi nào thì doanh nghiệp cần sử dụng tuyển dụng mass

Tuyển mass được cho là lựa chọn tối ưu nhất để đảm bảo được sự vận hành trơn tru các quy trình sản xuất và kinh doanh, đặc biệt là trong các trường hợp sau:

• Doanh nghiệp mở rộng phạm vi hoạt động như phát triển thêm chi nhánh, quy mô nhà máy hay mở rộng thị trường.
• Doanh nghiệp trong các mùa cao điểm phát sinh nhu cầu nhân sự số lượng lớn để đảm bảo khối lượng công việc.
• Những doanh nghiệp thuộc các ngành có tỷ lệ nhân viên gắn bó thấp như bất động sản, bảo hiểm, bán hàng quảng cáo,… do thời gian trung bình nhân viên thường chỉ kéo dài theo tháng nên cần có kế hoạch tuyển dụng liên tục.
• Những doanh nghiệp cần triển khai các dự án ngắn hạn cần tuyển các vị trí tạm thời như tổ chức sự kiện, sản xuất theo đơn hàng quy mô lớn,… và thường không yêu cầu ứng viên phải cam kết lâu dài. 

6. Quy trình các bước tuyển dụng mass hiệu quả

Bước 1: Xây dựng chiến lược tuyển dụng linh hoạt

Quy trình tuyển mass sẽ bắt đầu bằng việc xác định được nhu cầu chính của việc tuyển dụng và thiết lập các mục tiêu phù hợp với mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Do yêu cầu số lượng tuyển dụng lớn trong thời gian ngắn nên chiến lược tuyển dụng cần tập trung vào tính linh hoạt và hiệu quả.

• Xác định các vị trí cần tuyển thêm và các yêu cầu năng lực ưu tiên cho vị trí
• Đặt mục tiêu định lượng về số lượng ứng viên phù hợp cần tìm kiếm và xác định thời hạn cho việc tuyển dụng
• Xây dựng nguồn ứng viên tiềm năng cho từng vị trí hoặc từng kỹ năng then chốt để có thể nhanh chóng tiếp cận những ứng viên phù hợp nhất.
• Chuẩn bị những phương án để có thể điều chỉnh chiến lược linh hoạt khi nhu cầu tuyển dụng có thay đổi.
• Xây dựng quy trình tuyển dụng tinh gọn tối ưu để có thể xử lý một lượng lớn đơn ứng tuyển liên tục

Bước 2: Ứng dụng công nghệ sàng lọc hồ sơ tự động

Để có thể sàng lọc một số lượng lớn hồ sơ nhận được trong thời gian ngắn thì việc sử dụng các hệ thống sàng lọc tự động là vô cùng cần thiết

• Sử dụng các phần mềm quét hồ sơ và phân tích dữ liệu/thông tin để có thể xác định và xếp hạng những ứng viên hàng đầu đáp ứng được các tiêu chí cụ thể nhanh chóng
• Sử dụng các bài đánh giá trực tuyến để đo lường kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm của ứng viên ở quy mô lớn
• Tự động hóa các công việc hành chính trong quá trình sơ lọc để bộ phận tuyển dụng có thể tập trung vào việc tiếp cận và xây dựng mối quan hệ cá nhân với các ứng viên tiềm năng.

Bước 3: Thu hút ứng viên qua nền tảng số

Khởi động các chiến dịch marketing số là thiết yếu để thu hút được đông đảo những ứng viên chất lượng trên quy mô lớn

• Tận dụng thương hiệu nhà tuyển dụng qua các kênh mạng xã hội để làm nổi bật những giá trị cốt lõi và nhu cầu tuyển dụng của tổ chức
• Nhắm đến các hội nhóm tìm việc làm và mạng lưới chuyên nghiệp liên quan đến các vị trí cần tuyển để tiếp cận đa dạng ứng viên hơn
• Tận dụng các kênh/web tuyển dụng như Linkedin, VietnamWorks, TopCV cùng các nền tảng mạng xã hội để thu hút lượng lớn ứng viên
• Tham gia/Tổ chức các hội chợ việc làm (tiếng Anh là Job Fair) và hợp tác với các trường đại học, cao đẳng hay tổ chức uy tín để tiếp cận ứng viên 

Bước 4: Đẩy nhanh quy trình ứng tuyển

Để đạt được kết quả tốt nhất trong tuyển mass thì quy trình ứng tuyển cần được tối ưu hóa, đảm bảo ứng viên được xử lý nhanh chóng và thuận tiện nhất

• Tùy chỉnh biểu mẫu ứng tuyển trực tuyến với danh sách câu hỏi phân loại phù hợp cho từng vị trí.
• Cho phép ứng viên nộp hồ sơ online như profile Linkedin hoặc tải CV lên hệ thống tự động.
• Sơ duyệt hồ sơ thường xuyên, thậm chí có thể tiến hành hàng ngày nếu số lượng ứng tuyển lớn và sắp xếp gọi sàng lọc với ứng viên tiềm năng sớm nhất có thể.

Bước 5: Thực hiện phỏng vấn có cấu trúc

Hãy xây dựng quy trình phỏng vấn có cấu trúc để đảm bảo tính nhất quán và minh bạch. Việc này giúp nhà tuyển dụng có thể đánh giá nhiều ứng viên trên cùng một bộ tiêu chí, làm cho quá trình sàng lọc khách quan hơn. 

• Chuẩn hóa bộ câu hỏi phỏng vấn và tiêu chí đánh giá chính cho toàn bộ ứng viên để thực hiện phỏng vấn hiệu quả hơn
• Sử dụng các phần mềm trực tuyến để có thể kết nối đồng thời với nhiều ứng viên so với hình thức phỏng vấn trực tiếp
• Để đánh giá được mức độ phù hợp với văn hóa doanh nghiệp ở quy mô lớn như tuyển mass thì có thể tổ chức các buổi đánh giá theo nhóm 

Xem thêm: Tuyển dụng: Làm chủ kỹ năng phỏng vấn và lựa chọn ứng viên

Bước 6: Ra quyết định nhanh chóng

Sau khi đã hoàn tất vòng phỏng vấn ứng viên thì doanh nghiệp cần nhanh chóng đưa ra offer đối với những ứng viên tiềm năng 

• Thiết lập các tiêu chuẩn nội bộ và quy định thời gian phản hồi ứng viên để bộ phận tuyển dụng có thể nhanh chóng thông báo quyết định trúng tuyển hay từ chối sau phỏng vấn
• Trong trường hợp cần tuyển nhiều vị trí đồng thời trong một thời gian ngắn thì có thể tối ưu việc đưa ra offer đồng loạt cho những ứng viên đủ điều kiện
• Tiến hành đàm phán và đảm bảo cam kết đi làm ngay sau khi thông qua phỏng vấn là yếu tố then chốt để đáp ứng mục tiêu của hoạt động tuyển dụng mass

Bước 7: Onboarding nhân viên mới hiệu quả

Sau khi đã hoàn tất offer với ứng viên thì việc tiến hành hoạt động hội nhập và đào tạo nhân viên mới là vô cùng quan trọng, đặc biệt trong trường hợp tuyển mass với số lượng nhân viên lớn

• Tối giản công việc cần hoàn thành trong onboarding, tập trung vào các nhiệm vụ thiết yếu để giúp nhân viên có thể bắt đầu ngay vào công việc
• Kết nối các mối quan hệ mentor theo chức năng hoặc cấp bậc để hỗ trợ, hướng dẫn nhân viên mới 
• Đặt ra các mục tiêu và kế hoạch phát triển cụ thể rõ ràng trong khoảng thời gian 30 – 90 ngày đầu tiên
• Onboarding trong các đợt tuyển mass cần tập trung vào kết nối và cung cấp các công cụ cần thiết để nhân viên mới có thể bắt đầu công việc sớm nhất

Bước 8: Thu thập phản hồi và hoàn thiện quy trình tuyển mass

Sau khi hoàn tất một đợt tuyển mass thì cần thu thập phản hồi, góp ý từ chính các nhân viên mới, các cấp quản lý trực tiếp và bộ phận tuyển dụng để tối ưu quy trình

• Khảo sát các nhân viên mới về trải nghiệm của họ trong suốt quá trình tuyển dụng và onboarding để điều chỉnh những điểm cần cải thiện
• Theo dõi các chỉ số quan trọng như thời gian hoàn thành tuyển dụng, tỷ lệ ứng viên đỗ phỏng vấn, tỷ lệ ứng viên chấp nhận offer, tỷ lệ ứng viên bỏ ngang khi ứng tuyển để xác định các nút thắt trong quy trình
• Phân tích kết quả ở mỗi giai đoạn để xác định điểm không hiệu quả
• Thường xuyên xem xét lại chiến lược, kế hoạch tuyển dụng, thử nghiệm các nguồn ứng viên đa dạng hay các phương pháp sàng lọc/đánh giá mới để tăng tốc độ và chất lượng tuyển dụng

Khi thị trường lao động ngày càng thay đổi, quy trình tuyển dụng mass cũng cần thích ứng để thu hút và gắn kết với ứng viên trong suốt hành trình ứng tuyển. Với cách tiếp cận có tổ chức, tuyển mass sẽ không chỉ đáp ứng được nhu cầu nhân sự mà còn giúp nâng cao hình ảnh thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp.

Hy vọng những thông tin trong bài viết đã giúp các doanh nghiệp và bộ phận nhân sự hiểu rõ hơn về hình thức tuyển mass và có thể triển khai tuyển dụng số lượng lớn hiệu quả cho doanh nghiệp mình!