Sơ đồ PERT được phát triển ban đầu cho các dự án trong lĩnh vực quân sự. Hiện nay, sơ đồ PERT đã trở thành một phần quan trọng của quản lý dự án trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Nó được nhắc đến là một trong những phương án quản lý dự án hiệu quả của doanh nghiệp.

Sơ đồ PERT là gì?

Sơ đồ PERT (Program Evaluation and Review Technique) là một kỹ thuật quản lý dự án được sử dụng để lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát tiến độ của dự án. Sơ đồ PERT biểu diễn các hoạt động trong dự án dưới dạng các đường thẳng (gọi là nhiệm vụ) được kết nối với nhau bởi các mũi tên (gọi là sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ). Mỗi nhiệm vụ được ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành (gọi là thời gian thực hiện).

Trong sơ đồ PERT có bao gồm thời gian, nguồn lực, chi phí,… thông qua đó, quản lý và nhân viên đều có thể theo dõi tiến độ dự án dễ dàng.

Các thành phần cơ bản của Sơ đồ PERT

• Công việc (Activity): Đại diện cho các nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện trong dự án.
• Dãy công việc (Activity Sequence): Xác định thứ tự mà các công việc cần được thực hiện.
• Thời gian hoàn thành (Completion Time): Ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi công việc.
• Con đường tiêu chuẩn (Critical Path): Là chuỗi các công việc mà nếu bị trì hoãn sẽ ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành của toàn bộ dự án.
• Rủi ro và ước lượng thời gian: Sơ đồ PERT cũng cho phép đánh giá rủi ro và ước lượng thời gian cho từng công việc.

Lợi ích của việc sử dụng sơ đồ PERT

Sử dụng sơ đồ PERT mang lại nhiều lợi ích cho việc quản lý dự án, bao gồm:

• Giúp hình dung rõ ràng tiến trình dự án: Sơ đồ PERT giúp bạn nhìn thấy tổng thể dự án và mối quan hệ giữa các hoạt động, từ đó dễ dàng theo dõi tiến độ và xác định các rủi ro tiềm ẩn.
• Xác định đường dẫn quan trọng: Đường dẫn quan trọng là chuỗi các hoạt động có thời gian hoàn thành lâu nhất trong dự án. Xác định được đường dẫn quan trọng giúp bạn tập trung nguồn lực vào những hoạt động quan trọng nhất để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn.
• Ước tính thời gian hoàn thành dự án: Sơ đồ PERT giúp bạn ước tính thời gian hoàn thành dự án một cách chính xác hơn so với các phương pháp truyền thống.
• Lên kế hoạch và điều phối các hoạt động: Sơ đồ PERT giúp bạn lập kế hoạch và điều phối các hoạt động trong dự án một cách hiệu quả hơn, từ đó tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực.
• Giao tiếp hiệu quả: Sơ đồ PERT là một công cụ giao tiếp hiệu quả giúp bạn chia sẻ thông tin về dự án với các bên liên quan.

Ứng dụng của sơ đồ PERT trong doanh nghiệp

Sơ đồ PERT có thể được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực doanh nghiệp khác nhau, ví dụ như:

• Lĩnh vực xây dựng: Lập kế hoạch thi công các công trình xây dựng, theo dõi tiến độ thi công, kiểm soát chi phí thi công.
• Lĩnh vực sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất, theo dõi tiến độ sản xuất, kiểm soát chất lượng sản phẩm.
• Lĩnh vực phát triển phần mềm: Lập kế hoạch phát triển phần mềm, theo dõi tiến độ phát triển, kiểm tra phần mềm.
• Lĩnh vực quản lý sự kiện: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện, theo dõi tiến độ tổ chức, kiểm soát ngân sách sự kiện.
• Lĩnh vực nghiên cứu khoa học: Lập kế hoạch nghiên cứu khoa học, theo dõi tiến độ nghiên cứu, đánh giá kết quả nghiên cứu.

Hướng dẫn vẽ sơ đồ PERT

Xác định các công việc và sự kiện trong dự án

Bước đầu tiên trong việc vẽ sơ đồ PERT là xác định tất cả các công việc và sự kiện cần thiết để hoàn thành dự án. Các công việc là những hoạt động cần thực hiện, còn các sự kiện là những mốc quan trọng đánh dấu sự hoàn thành của một hoặc nhiều công việc.

Sắp xếp các công việc theo thứ tự phụ thuộc

Sau khi đã xác định được các công việc và sự kiện, bạn cần sắp xếp chúng theo thứ tự phụ thuộc. Thứ tự phụ thuộc cho biết công việc nào phải được hoàn thành trước khi bắt đầu công việc tiếp theo.

Vẽ sơ đồ PERT

Để vẽ sơ đồ PERT, bạn cần sử dụng các ký hiệu sau:

• Hình chữ nhật: Biểu thị cho một công việc
• Hình tròn: Biểu thị cho một sự kiện
• Mũi tên: Biểu thị cho sự phụ thuộc giữa các công việc và sự kiện

Bạn có thể vẽ sơ đồ PERT bằng tay hoặc sử dụng phần mềm chuyên dụng.

Tính toán thời gian hoàn thành dự án

Để tính toán thời gian hoàn thành dự án, bạn cần sử dụng các công thức sau:

• Thời gian sớm nhất bắt đầu một công việc (ES): ES của một công việc bằng thời gian hoàn thành sớm nhất của sự kiện tiền thân cộng với thời gian thực hiện của công việc đó.
• Thời gian muộn nhất bắt đầu một công việc (LS): LS của một công việc bằng thời gian hoàn thành muộn nhất của sự kiện kế tiếp trừ đi thời gian thực hiện của công việc đó.
• Thời gian thực hiện dự án (TE): TE bằng thời gian hoàn thành muộn nhất của sự kiện kết thúc dự án

Phân tích đường dẫn quan trọng

Đường dẫn quan trọng là chuỗi các hoạt động có thời gian hoàn thành lâu nhất trong dự án. Phân tích đường dẫn quan trọng giúp bạn xác định những hoạt động quan trọng nhất cần được quan tâm và theo dõi chặt chẽ.

Mẹo vẽ sơ đồ PERT hiệu quả

Sử dụng phần mềm chuyên dụng

Có rất nhiều phần mềm chuyên dụng để vẽ sơ đồ PERT, ví dụ như Microsoft Project, Primavera P6, Asta Powerproject. Sử dụng phần mềm chuyên dụng giúp bạn vẽ sơ đồ PERT nhanh và tiện lợi.

Ghi chú đầy đủ thông tin trên sơ đồ

Bạn nên ghi chú đầy đủ thông tin trên sơ đồ PERT, bao gồm tên công việc, thời gian thực hiện, thời gian bắt đầu sớm nhất, thời gian bắt đầu muộn nhất, và thời gian hoàn thành. Việc ghi chú đầy đủ thông tin sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ dự án và xác định các vấn đề tiềm ẩn.

Cập nhật sơ đồ thường xuyên

Sơ đồ PERT là một công cụ sống, cần được cập nhật thường xuyên để phản ánh tiến độ thực tế của dự án. Bạn nên cập nhật sơ đồ PERT ít nhất mỗi tuần một lần hoặc whenever có thay đổi quan trọng trong dự án.

So sánh sơ đồ PERT và sơ đồ GANTT

• Sơ đồ PERT phù hợp với các dự án có nhiều công việc phụ thuộc lẫn nhau, có nhiều rủi ro tiềm ẩn.
• Sơ đồ Gantt phù hợp với các dự án có quy mô nhỏ, có tiến độ cố định.

Doanh nghiệp nên lựa chọn kỹ thuật phù hợp với đặc điểm của dự án của mình.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể kết hợp sử dụng cả hai kỹ thuật PERT và Gantt để có được hiệu quả quản lý dự án tốt nhất.

————————————-

Sơ đồ PERT là một công cụ quản lý dự án hiệu quả giúp bạn lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát tiến độ dự án. Hy vọng bài viết này giúp cho doanh nghiệp có nhiều thông tin hữu ích về sơ đồ PERT và giúp nhà quản lý sử dụng sơ đồ PERT hiệu quả.