Quản lý là việc điều phối và sắp xếp các nhiệm vụ nhằm đạt được những mục tiêu nhất định. Các hoạt động này bao gồm việc phải thiết lập chiến lược và điều phối các nguồn lực để hoàn thành mục tiêu. Quản lý cũng có thể đề cấp đến cơ cấu tổ chức cấp bậc của nhân sự trong một tổ chức. Vậy về bản chất Quản lý là gì và thuật ngữ này có những đặc điểm gì quan trọng? Hãy cùng 1Aacademy tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây!

1. Quản lý là gì?

Quản lý là quá trình lên kế hoạch, sắp xếp tổ chức, dẫn dắt và kiểm soát các nguồn lực, bao gồm cả nhân lực, tài chính và cơ sở vật chất, nhằm đạt được những mục tiêu nhất định một cách hiệu quả, tối ưu nhất. Quá trình này bao gồm việc điều phối các hoạt động khác nhau trong tổ chức để đảm bảo rằng mục tiêu sẽ được hoàn thành trong khi cân bằng các yếu tố khác như thời gian, chi phí và chất lượng đầu ra. 

Có thể thấy quản lý đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của mọi tổ chức, cung cấp sự giám sát có cấu trúc một cách cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.

Quản lý hoạt động dựa trên những mục tiêu rõ ràng nhằm định hướng quá trình ra quyết định và các kế hoạch bên trong tổ chức. Những mục tiêu này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tổ chức vận hành một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu tổng thể.

2. Đặc điểm của quản lý

Quản lý có một số những đặc điểm quan trọng giúp định hình bản chất và phạm vi tác động của nó. Những đặc điểm này cũng cho thấy được tính phức tạp và vai trò thiết yếu của quản lý trong tổ chức.

2.1. Tính đa chiều

Quản lý là một quá trình mang nhiều khía cạnh như quản lý con người, công việc và vận hành. Quá trình này đòi hỏi đảm bảo mọi yếu tố trong tổ chức hoạt động một cách hài hòa để đạt được mục tiêu chung. Điều này sẽ bao gồm cả việc xử lý các yếu tố nội bộ như nhân sự hay hoạt động các phòng ban và yếu tố bên ngoài như khách hàng hay nhà cung cấp

2.2. Tính linh hoạt

Quản lý không phải là một khái niệm cố định mà cần phải thay đổi để thích ứng với môi trường kinh doanh, điều kiện thị trường, tiến bộ công nghệ và nhu cầu của tổ chức. Chính vì vậy mà đội ngũ quản lý cũng cần có sự linh hoạt và sẵn sàng điều chỉnh chiến lược, vận hành để duy trì hiệu suất cao và tính cạnh tranh cho tổ chức trên thị trường.

2.3. Tính vô hình

Mặc dù quá trình quản lý sẽ tạo ra những kết quả hữu hình thể hiện trong hiệu suất và năng suất hoạt động của tổ chức, nhưng bản thân quá trình này là vô hình. Nó không thể được đo lường một cách trực tiếp vì bao gồm cả việc ra quyết định, lãnh đạo và giải quyết các vấn đề khác nhau – những yếu tố này được thể hiện thông qua hành động của từng cá nhân và đội nhóm chứ không hoàn toàn là một sản phẩm hiện hình.

2.4. Tính hướng đến mục tiêu

Việc quản lý sẽ luôn hướng tới mục đích chính là đạt được các mục tiêu cụ thể, cho dù là tăng trưởng lợi nhuận, mở rộng thị phần hay nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Mọi hoạt động trong quản lý đều nhằm đạt được những mục tiêu này một cách hiệu quả và tối ưu nhất với những nguồn lực sẵn có.

2.5. Tính liên tục

Quản lý không phải là một hành động xảy ra một lần mà là cả một chu trình liên tục của việc lập kế hoạch, thực thi triển khai và đánh giá. Các nhà quản lý sẽ phải liên tục theo dõi hiệu suất, đánh giá kết quả và có những điều chỉnh cần thiết để đảm bảo hoạt động của tổ chức đang đi đúng hướng.

2.6. Tính tập thể

Quản lý về bản chất là hoạt động của tập thể, đòi hỏi sự phối hợp hợp tác giữa các cá nhân và nhóm trong tổ chức. Quản lý liên quan đến việc điều phối các nỗ lực từ nhiều bên để đảm bảo rằng công việc và mọi hành động của họ là phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức.

2.7. Phạm vi tác động rộng

Các nguyên tắc và thực tiễn quản lý có thể áp dụng được trong mọi loại hình tổ chức khác nhau, từ những doanh nghiệp vừa và nhỏ cho đến tập đoàn đa quốc gia, từ tổ chức phi lợi nhuận đến những cơ quan chính phủ. Dù ở trong bất kỳ lĩnh vực nào thì việc quản lý hiệu quả đều mang vai trò quan trọng then chốt để đạt tới thành công.

3. Chức năng của quản lý

Quản lý bao gồm một số chức năng cốt lõi giúp tổ chức đạt mục tiêu hiệu quả, đảm bảo rằng doanh nghiệp vận hành có hệ thống và tổ chức.

3.1. Lên kế hoạch

Lập kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu và xây dựng lộ trình cụ thể để đạt được những mục tiêu đó. Chức năng này bao gồm:

• Xác định mục tiêu: Thiết lập các mục tiêu trong ngắn hạn và dài hạn mà tổ chức hướng đến
• Phát triển chiến lược: Xác định từng bước và những phương pháp phù hợp cần thiết để hoàn thành mục tiêu, việc này cần tính đến các nguồn lực, thời gian và rủi ro thách thức có thể xảy ra
• Dự báo tương lai: Đánh giá các xu hướng, cơ hội và các rủi ro để lập kế hoạch phù hợp.

3.2. Tổ chức

Chức năng tổ chức liên quan đến việc sắp xếp các nguồn lực và nhiệm vụ một cách hợp lý, từ đó tạo tiền đề cho việc đạt được những mục tiêu đã đề ra. Việc này bao gồm các nội dung chính sau:

• Phân bổ nguồn lực: Cần đảm bảo rằng nhân lực, tài chính và cơ sở vật chất được tận dụng một cách tối ưu
• Cơ cấu tổ chức: Xác định các vai trò, trách nhiệm và hệ thống phân cấp bậc trong nội bộ tổ chức
• Phối hợp hoạt động: Luôn đảm bảo rằng tất cả các bộ phận phòng ban có quy trình làm việc được đồng nhất, đồng bộ và tránh trùng lặp tác vụ gây lãng phí nguồn lực và thời gian.

3.3. Tuyển dụng và phát triển nhân sự

Chức năng tuyển dụng và phát triển nhân sự liên quan đến việc tìm kiếm, đào tạo và giữ chân nhân sự.

• Tuyển dụng, thu hút và lựa chọn nhân tài: Cần xác định được nhu cầu nhân sự và tuyển dụng các cá nhân có năng lực chuyên môn và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp 
• Đào tạo và phát triển: Cung cấp các chương trình đào tạo chuyên sâu để nâng cao các kỹ năng cần thiết và hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Giữ chân nhân viên: Áp dụng các chính sách đãi ngộ phù hợp để tạo động lực, giữ chân và giảm tỷ lệ nghỉ việc xuống mức thấp nhất, đảm bảo về cả chi phí và nguồn lực cho doanh nghiệp.

3.4. Chỉ đạo và lãnh đạo

Chức năng chỉ đạo/lãnh đạo liên quan đến việc hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên để đạt được những mục tiêu của tổ chức. 

• Lãnh đạo: Cần truyền cảm hứng và động viên nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
• Giao tiếp: Đảm bảo các luồng thông tin được trao đổi rõ ràng giữa phía nhân viên và quản lý.
• Ra quyết định: Đưa ra những quyết định quan trọng có ảnh hưởng, tác động đến toàn bộ tổ chức.

3.5. Kiểm soát và đánh giá

Chức năng kiểm soát, đánh giá giúp đảm bảo rằng mọi hoạt động của tổ chức luôn được điều phối đi đúng hướng để đạt được các tiêu chuẩn về chất lượng.

• Đo lường hiệu suất: Tiến hành đánh giá năng suất làm việc của nhân viên và tiến độ của những công việc đang được triển khai thực hiện.
• Hành động điều chỉnh: Khắc phục những vấn đề phát sinh để duy trì hiệu quả hoạt động của tổ chức.
• Đảm bảo chất lượng: Cần đảm bảo các sản phẩm dịch vụ đáp ứng được các tiêu chuẩn đã đề ra

4. Phân biệt giữa quản trị và quản lý

Quản lý (management) có thể được hiểu là các chức năng điều hành và kiểm soát tổ chức thông qua những người khác, tuy nhiên nó không hoàn toàn giống với quản trị (administration) – thuật ngữ được sử dụng để chỉ quá trình giám sát và quản lý toàn bộ tổ chức một cách hiệu quả.

Tiêu chí	Quản lý	Quản trị
Khái niệm	Quá trình giám sát, điều hành nhân lực để đạt được mục tiêu. Quá trình này bao gồm việc tối ưu hóa quy trình, luồng công việc và các mục tiêu.	Quá trình hệ thống hóa nhằm quản lý các hoạt động của tổ chức. Việc này bao gồm lên kế hoạch, xây dựng chính sách và thực thi chúng để đạt được mục tiêu.
Trọng tâm	Tập trung vào lên kế hoạch chiến lược và ra quyết định cho tương lai.	Tập trung vào hiện tại, quản lý việc vận hành và thực thi.
Phạm vi	Thường hẹp và chủ yếu tập trung vào các hoạt động vận hành hàng ngày.	Rộng hơn, bao gồm lập kế hoạch và vận hành chiến lược tổng thể của tổ chức
Tổ chức	Quản lý một phần hoặc một bộ phận trong doanh nghiệp	Quản lý toàn bộ hoặc nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, bao gồm nhiều đơn vị và phòng ban
Chức năng	Thực hiện các nhiệm vụ cụ thể để đạt được mục tiêu	Quản lý các quy trình, chiến lược và nguồn lực nhằm định hướng phát triển dài hạn của tổ chức.

Mặc dù có những điểm khác biệt nhất định nhưng quản lý và quản trị không hoàn toàn là hai khái niệm tách biệt. Thay vào đó thì chúng bổ trợ lẫn nhau trong việc vận hành tổ chức.

• Quản lý tập trung vào việc điều phối các nguồn lực, bao gồm cả con người, tài chính và công nghệ để đạt được các mục tiêu của tổ chức
• Quản trị đảm bảo rằng các chính sách và quy trình do nhà quản lý đề ra được thực hiện triển khai hiệu quả và phù hợp.

5. Nhà quản lý là ai?

Nhà quản lý (Manager) là những chuyên gia đảm nhận vai trò lãnh đạo, dẫn dắt trong tổ chức và chịu trách nhiệm quản lý đội ngũ nhân viên. Thông thường, các nhà quản lý sẽ chỉ phụ trách một bộ phận chức năng chính cụ thể trong doanh nghiệp. 

Có nhiều cấp quản lý khác nhau trong cùng một tổ chức nhưng nhiệm vụ chung của đội ngũ này thường bao gồm đánh giá kiểm soát hiệu suất nhân viên và đội nhóm, ra các quyết định và là cầu nối giao tiếp trao đổi giữa cấp nhân viên và các lãnh đạo cấp cao.

6. Phân loại các cấp quản lý trong doanh nghiệp

Quản lý hoạt động dựa trên nhiều cấp bậc khác nhau trong tổ chức, mỗi cấp độ có vai trò và trách nhiệm riêng biệt. Từng cấp bậc được phân rõ ràng giúp đảm bảo hoạt động trơn tru và tính liên kết giữa mục tiêu chung của tổ chức với các nhiệm vụ cụ thể.

6.1. Quản lý cấp cao

Quản lý cấp cao hay quản lý điều hành hoặc lãnh đạo cấp cao, bao gồm các vị trí như CEO, Chủ tịch, Giám đốc điều hành, Hội đồng quản trị. Trách nhiệm chính của cấp quản lý cấp cao này bao gồm:

• Định hướng chiến lược: Xác định tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu dài hạn của tổ chức
• Ra quyết định chiến lược: Chịu trách nhiệm cho các quyết định quan trọng như việc sáp nhập, giao dịch mua bán hay mở rộng thị trường
• Phân bổ nguồn lực: Giám sát việc phân bổ nguồn vốn, đội ngũ nhân sự và tài nguyên để đạt được mục tiêu kinh doanh.

6.2. Quản lý cấp trung

Quản lý cấp trung thường bao gồm các vị trí như Trưởng phòng, Giám đốc bộ phận hay Quản lý chi nhánh. Cấp quản lý này đóng vai trò trung gian giữa lãnh đạo cấp cao và quản lý cấp vận hành, đảm nhận các trách nhiệm chính như sau:

• Triển khai thực thi các chính sách: Hỗ trợ trong việc chuyển hóa những chiến lược và chính sách của quản lý cấp cao thành những kế hoạch thực thi cụ thể.
• Điều phối hoạt động chung: Giám sát và phối hợp các đội nhóm làm việc để đảm bảo tiến độ và hiệu suất công việc dự kiến.
• Lãnh đạo và tạo động lực: Hỗ trợ nhân viên trong quá trình làm việc, thúc đẩy tinh thần đội nhóm và các thành viên, giải quyết các vấn đề phát sinh trong bộ phận phòng ban công ty.

6.3. Quản lý cấp cơ sở

Quản lý cấp cơ sở bao gồm các vị trí như Trưởng nhóm, Tổ trưởng hay Trưởng ca,…Đây là những vị trí chịu trách nhiệm giám sát trực tiếp các hoạt động hàng ngày trong tổ chức như:

• Giám sát nhân viên: Theo dõi và hướng dẫn nhân viên để đảm bảo tiến độ và đầu ra công việc được thực hiện hiệu quả
• Thực hiện kế hoạch: Đảm bảo các nhiệm vụ và kế hoạch từ cấp trên đưa ra được triển khai đúng thời hạn và đạt chất lượng.
• Theo dõi hiệu suất: Kiểm tra tiến độ công việc chung, phản hồi đến cấp nhân viên và có những điều chỉnh cần thiết để duy trì năng suất trong nội bộ doanh nghiệp. 

7. Những yêu cầu cần có ở một nhà quản lý giỏi

Quản lý là một trong những công việc đòi hỏi tổng hợp những kỹ năng phức tạp nhất trong một tổ chức. Vậy để trở thành một nhà quản lý giỏi thì cần đáp ứng những tiêu chí nào?

• Khả năng linh hoạt và phản ứng nhanh: Nhà quản lý cần có khả năng thích ứng nhanh với những biến động trong môi trường kinh doanh và nội bộ tổ chức để đảm bảo tiến độ công việc được diễn ra theo đúng mục tiêu. Đồng thời, họ cũng cần có khả năng điều chỉnh kế hoạch và chiến lược theo với tình hình thực tế hoạt động của doanh nghiệp.
• Tư duy chiến lược: Điều này giúp các nhà quản lý có được định hướng cho hoạt động dài hạn của tổ chức. Để có được điều này thì các nhà quản lý cần có khả năng nhận diện các cơ hội kinh doanh tiềm năng, biết được cách tận dụng nguồn lực một cách hợp lý nhằm thúc đẩy doanh nghiệp phát triển trong thương trường đầy cạnh tranh.
• Sự trung thực và đạo đức nghề nghiệp: Đây đều là những phẩm chất đặc biệt quan trọng của một nhà quản lý xuất sắc, góp phần xây dựng môi trường làm việc dựa trên sự tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau để từ đó thúc đẩy doanh nghiệp phát triển bền vững.
• Trí tuệ cảm xúc (Emotional Intelligence): Nhà quản lý có chỉ số trí tuệ cảm xúc cao sẽ có khả năng kiểm soát cảm xúc, tạo ra môi trường làm việc tích cực, giao tiếp trao đổi hiệu quả và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên và cấp trên. Trí tuệ cảm xúc cao cũng đồng nghĩa với việc họ sẽ có kỹ năng xử lý xung đột và giải quyết vấn đề nhờ vào khả năng nhận diện và đánh giá cảm xúc của bản thân và những người khác. 

Có thể nói, hầu hết các nhà quản lý, lãnh đạo xuất sắc đều phát triển kiến thức chuyên môn và khả năng thông qua thời gian, quá trình thực hành liên tục. Để hỗ trợ cho các nhà quản lý, 1Academy mang đến giải pháp toàn diện cho các nhà quản lý mong muốn tự nâng cao năng lực của bản thân, phát triển những kỹ năng cần thiết và sẵn sàng tăng tốc cho năm mới. 

Các chương trình chuyên sâu đã và đang nâng tầm đội ngũ quản lý cấp trung, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch đánh giá và triển khai đào tạo hiệu quả, xây dựng đội ngũ không chỉ đáp ứng nhu cầu trong ngắn hạn mà còn cho yêu cầu trong bền vững, lâu dài.

Đăng ký nhận tư vấn lộ trình chuyên biệt với kiến thức thực chiến ngay tại đây!

• Hotline: 038 705 1409
• Fanpage: https://www.facebook.com/1OfficeAcademy