Trong thời đại hiện nay, để thu hút khách hàng, các doanh nghiệp tập trung vào việc cải tiến liên tục chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Điều này làm cho quản lý chất lượng trở thành một yếu tố then chốt trong hoạt động sản xuất và kinh doanh. Vậy thực tế, quản lý chất lượng là gì và tại sao nó đóng vai trò quan trọng đối với mọi doanh nghiệp? Cùng 1Office tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

Quản lý chất lượng là gì?

Quản lý chất lượng là quá trình tổ chức và quản lý các hoạt động liên quan đến việc đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ đạt được các tiêu chuẩn chất lượng nhất định. Quản lý chất lượng không chỉ tập trung vào sản phẩm hoàn thành mà còn bao gồm toàn bộ quy trình sản xuất, từ việc lập kế hoạch, nhập nguyên liệu, quy trình sản xuất, đến việc kiểm tra và rà soát,… Mọi công đoạn đều cần tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định về chất lượng.

Vai trò của quản lý chất lượng trong doanh nghiệp

Quản lý chất lượng đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của mọi doanh nghiệp vì nó ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh khác nhau của hoạt động kinh doanh. 

Đầu tiên, chất lượng sản phẩm và dịch vụ là yếu tố quyết định sự hài lòng của khách hàng. Một sản phẩm hoặc dịch vụ tốt sẽ tạo ra niềm tin và lòng trung thành từ phía khách hàng, trong khi một sản phẩm kém chất lượng có thể gây tổn thất danh tiếng và mất mát khách hàng.

Thứ hai, quản lý chất lượng cũng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Bằng cách cải thiện quá trình sản xuất và loại bỏ lãng phí, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí và tăng cường lợi nhuận.

Cuối cùng, quản lý chất lượng giúp doanh nghiệp duy trì và cải thiện danh tiếng của mình trong cộng đồng kinh doanh. Việc duy trì các tiêu chuẩn chất lượng cao và thường xuyên cải tiến sản phẩm và dịch vụ không chỉ tạo ra một hình ảnh tích cực mà còn giúp doanh nghiệp nắm bắt và duy trì được vị thế cạnh tranh trong thị trường.

Các loại mục tiêu quản lý chất lượng

Mỗi doanh nghiệp, mỗi quy trình quản lý chất lượng khi bắt đầu triển khai đều cần xác định rõ mục tiêu, đầu ra cuối cùng của việc kiểm soát chất lượng. Thường thấy trong doanh nghiệp có 3 loại mục tiêu sau:

Mục tiêu quản trị chất lượng dịch vụ

• Đảm bảo sự đồng bộ trong kế hoạch và chính sách phục vụ khách hàng giữa các phòng ban và thống nhất mục tiêu của doanh nghiệp.
• Đảm bảo chất lượng phù hợp với yêu cầu của khách hàng với chi phí thấp nhất.
• Kết hợp nâng cấp điều kiện kinh tế kỹ thuật của sản phẩm và tránh lãng phí để mở rộng thị trường.
• Cải tiến dịch vụ kèm theo việc tăng cường chất lượng và số lượng sản phẩm.

Mục tiêu quản trị chất lượng sản phẩm

• Làm cho khách hàng trung thành và tạo sự cạnh tranh so với các tổ chức khác.
• Phản ứng nhanh với nhu cầu thị trường và giảm thiểu chi phí trong sản xuất kinh doanh.
• Thiết lập mục tiêu và chính sách để nâng cao giá trị sản phẩm từ quá trình triển khai đến khi sản phẩm ra đời, từ mua sắm nguyên liệu đến dịch vụ bán hàng để tạo ra lợi nhuận hiệu quả.

Mục tiêu quản trị chất lượng nguồn nhân lực

• Đảm bảo hiệu quả công việc và chất lượng sản phẩm.
• Tránh việc lệch mục tiêu hoặc thực hiện công việc theo hướng “tự biên, tự diễn”.
• Xây dựng kế hoạch cụ thể và kết hợp các chế độ lương thưởng hợp lý để thúc đẩy hiệu suất quản lý nhân sự.

8 nguyên tắc quản lý chất lượng trong doanh nghiệp

Nguyên tắc 1: Hướng tới khách hàng

Mục tiêu chính của mọi hoạt động trong quy trình quản lý chất lượng là mang lại những giá trị tốt nhất cho khách hàng. Điều này nhằm đáp ứng hoặc thậm chí vượt quá các mong đợi của họ để đảm bảo sự hài lòng. Vì không có khách hàng, tổ chức không thể tồn tại và duy trì được.

Nguyên tắc 2: Vai trò lãnh đạo

Thành công của doanh nghiệp gắn liền mật thiết với vai trò lãnh đạo. Để hệ thống quản trị chất lượng vận hành hiệu quả, lãnh đạo các cấp cần đạt được sự đồng thuận về định hướng, chiến lược và mục tiêu chung của doanh nghiệp. Đồng thời, họ cần chung tay xây dựng và duy trì môi trường làm việc tích cực, tạo động lực cho cán bộ nhân viên cùng phấn đấu đạt mục tiêu chung.

Nguyên tắc 3: Quản lý chất lượng nhân sự

Nhân viên đóng vai trò then chốt trong mọi hoạt động của tổ chức, là mắt xích không thể thiếu, góp phần quan trọng dẫn đến thành công của doanh nghiệp. Việc nhìn nhận và khai thác đúng năng lực của đội ngũ nhân viên sẽ giúp họ phát huy tối đa tiềm năng, góp phần thúc đẩy hiệu quả công việc.

Nguyên tắc 4: Làm việc theo quy trình

Để tối ưu hóa hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra, doanh nghiệp cần quản lý mọi hoạt động liên quan theo quy trình bài bản. Việc kiểm soát toàn diện từ đầu vào (nguồn lực) đến đầu ra (sản phẩm) qua từng bước trong quy trình sẽ đảm bảo chất lượng và hiệu quả công việc.

Nguyên tắc 5: Hệ thống quản lý

Doanh nghiệp vận hành như một cỗ máy hoàn chỉnh, đòi hỏi sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận và quy trình. Việc xác định, nắm bắt và quản lý các hoạt động như một hệ thống thống nhất sẽ mang lại nhiều lợi ích to lớn. Thay vì quản lý rời rạc các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng, việc nhìn nhận chúng như một hệ thống đồng bộ sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả và đạt được mục tiêu chung một cách hiệu quả hơn.

Nguyên tắc 6: Liên tục cải tiến

Tất cả tổ chức nên đề ra mục tiêu tham gia tích cực vào quá trình cải tiến liên tục. Việc cải tiến liên tục giúp nâng cao hiệu suất, tăng tính linh hoạt và khả năng bắt kịp cơ hội mới của tổ chức. Đồng thời, các doanh nghiệp có thể liên tục phát triển các quy trình mới và điều chỉnh để phản ứng với sự thay đổi trên thị trường.

Nguyên tắc 7: Ra quyết định dựa trên dữ liệu

Các doanh nghiệp nên sử dụng phương pháp tiếp cận thực tế để đưa ra quyết định. Bằng việc dựa vào dữ liệu đã được kiểm chứng và phân tích, họ có thể hiểu sâu hơn về thị trường. Những người lãnh đạo có thể thực hiện nhiệm vụ mang lại kết quả mong muốn và lập lời biện minh cho các quyết định trong quá khứ của mình. Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu là vô cùng quan trọng để hiểu rõ các mối quan hệ nhân quả giữa các sự kiện và giải thích các kết quả, hậu quả tiềm ẩn không mong muốn.

Nguyên tắc 8: Quản lý các mối quan hệ

Quản lý mối quan hệ là việc tạo ra mối quan hệ đôi bên có lợi giữa nhà cung cấp và nhà bán lẻ. Các bên liên quan khác nhau có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tổ chức cần quản lý chuỗi cung ứng một cách hiệu quả và thúc đẩy mối quan hệ với các nhà cung cấp để tối ưu hóa tác động của họ đối với hoạt động kinh doanh của mình. Khi quản lý mối quan hệ với các bên liên quan tốt, tổ chức sẽ có nhiều cơ hội đạt được thành công và xây dựng mối quan hệ kinh doanh bền vững.

Các phương pháp quản lý chất lượng

Hiện nay, trong các doanh nghiệp ứng dụng quy trình quản lý chất lượng, có 4 phương pháp giúp doanh nghiệp kiểm tra, kiểm soát và đảm bảo chất lượng cho đa dạng hình thức từ sản phẩm, đóng gói, quy trình, đến các yếu tố con người, nhân sự, tài sản… Mỗi phương pháp quản lý đều có những ưu và nhược điểm riêng, do đó, bạn cần xem xét, đánh giá trước khi lựa chọn phương pháp phù hợp cho doanh nghiệp của mình

Phương pháp	Đặc điểm	Ưu điểm	Nhược điểm
Kiểm tra chất lượng (QC)	Tập trung kiểm tra sản phẩm/dịch vụ sau khi hoàn thành.  Sử dụng các phương pháp  xác định lỗi và sai sót như kiểm tra, đo lường, thử nghiệm,…	Đảm bảo tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn chất lượng.  Phù hợp cho sản xuất hàng loạt với quy trình ổn định.	Không giúp phát hiện và khắc phục nguyên nhân gốc rễ của lỗi.
Kiểm soát chất lượng toàn diện (TQC)	Quản lý chất lượng suốt quá trình sản xuất từ nguyên liệu đến sản phẩm thành phẩm và dịch vụ.  Sử dụng biểu đồ kiểm soát, phân tích thống kê.	Giúp giảm thiểu sai sót và cải thiện hiệu suất sản xuất.  Tăng sự tự tin của khách hàng và đảm bảo chất lượng sản phẩm.	Yêu cầu sự quản lý và giám sát chặt chẽ để thực hiện hiệu quả.
Quản lý chất lượng toàn diện (TQM)	Tập trung vào cải tiến liên tục chất lượng sản phẩm/dịch vụ, hài lòng khách hàng và hiệu quả hoạt động doanh nghiệp.	Khuyến khích sự tham gia của tất cả nhân viên trong việc nâng cao chất lượng.  Sử dụng các công cụ như vòng tròn Deming, Kaizen, 5S để cải thiện.	Yêu cầu cam kết và sự hỗ trợ từ tất cả các cấp bậc trong tổ chức.  Cần thời gian và nguồn lực để triển khai và duy trì.
Lean Six Sigma	Kết hợp Lean (loại bỏ lãng phí) và Six Sigma (giảm thiểu sai sót) để tối ưu hóa quy trình sản xuất.  Sử dụng công cụ như DMAIC.	Có khả năng tối ưu hóa quy trình sản xuất và giảm chi phí.  Phát hiện và loại bỏ nguyên nhân gốc rễ của sai sót.	Yêu cầu kiến thức chuyên môn cao và sự cam kết từ các nhân viên.  Tốn nhiều thời gian và chi phí đào tạo.

Quy trình quản lý chất lượng

Bước 1: Hoạch định chất lượng (QP – Quality Planning)

Hoạch định chất lượng (QP) là bước khởi đầu và là cơ sở của toàn bộ quy trình quản lý chất lượng. Nó bao gồm việc xác định mục tiêu chất lượng, lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực cần thiết để đạt được những mục tiêu đó. QP đặc biệt quan trọng trong giai đoạn trước sản xuất vì lỗi có thể được phát hiện và khắc phục từ sớm thông qua các biện pháp thích hợp. Trong giai đoạn này, chi phí để sửa chữa các sai sót chỉ chiếm một phần nhỏ so với chi phí để sửa chữa lỗi phát sinh trong quá trình sản xuất hoặc sau đó.

Bước 2: Đảm bảo chất lượng (QA – Quality Assurance)

Quy trình đảm bảo chất lượng là một hệ thống công việc được thực hiện để đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã được xác định trong bước 1 là hoạch định. Quy trình này tập trung vào việc kiểm soát, đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn quản lý chất lượng.

Quy trình này bắt đầu bằng việc thiết lập các tiêu chuẩn kiểm tra cụ thể, liên quan đến chất lượng của nguyên vật liệu, quy trình sản xuất, hiệu suất thực hiện công việc và các thông số kỹ thuật liên quan. Trong trường hợp xảy ra sai sót, chúng ta sẽ thực hiện các biện pháp thay thế và sửa chữa ngay lập tức để bảo đảm hiệu quả của quy trình quản lý chất lượng được duy trì.

Bước 3: Kiểm soát chất lượng (QC – Quality Control)

Kiểm soát chất lượng (QC) là một quy trình thiết yếu trong hoạt động của doanh nghiệp, đảm bảo sản phẩm/dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn đề ra, từ đó mang đến sự an toàn và sự hài lòng cho khách hàng. Vai trò của QC không chỉ giới hạn trong việc kiểm tra và thử nghiệm, mà còn bao hàm việc phòng ngừa lỗi, cải tiến quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Bước 4: Cải tiến chất lượng (QI – Quality Improvement)

Cải tiến chất lượng là một hành trình không ngừng nghỉ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và chất lượng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Đây là chìa khóa để duy trì lợi thế cạnh tranh và đảm bảo sự thành công lâu dài trong thị trường đầy biến động.

Quá trình này không chỉ đơn thuần là tìm kiếm lỗi sai của nhân viên. Thay vào đó, nó là một hành trình tập thể nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ và thúc đẩy sự phát triển chung của doanh nghiệp.

Cách quản lý chất lượng sản phẩm trong sản xuất

1. Xác định tiêu chuẩn chất lượng

• Xác định rõ ràng các yêu cầu về chất lượng sản phẩm, bao gồm các tiêu chí kỹ thuật, tính năng, độ an toàn, v.v.
• Tham khảo các tiêu chuẩn quốc gia, quốc tế hoặc các yêu cầu cụ thể của khách hàng.
• Lập tài liệu hướng dẫn quy trình sản xuất, kiểm tra và nghiệm thu sản phẩm.

2. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng

• Chọn và triển khai hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với quy mô và đặc thù sản xuất của doanh nghiệp, ví dụ như ISO 9001, TQM, v.v.
• Xây dựng quy trình kiểm soát chất lượng trong tất cả các giai đoạn sản xuất, từ khâu nguyên liệu đầu vào đến thành phẩm xuất kho.
• Áp dụng các công cụ và phương pháp kiểm tra, đo lường, phân tích chất lượng sản phẩm hiệu quả.

3. Theo dõi và cải tiến

• Thu thập dữ liệu về chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất và sau khi xuất kho.
• Phân tích dữ liệu để xác định các vấn đề về chất lượng, nguyên nhân gốc rễ và đưa ra giải pháp khắc phục.
• Áp dụng các biện pháp cải tiến quy trình sản xuất, kiểm tra và nghiệm thu sản phẩm để nâng cao chất lượng sản phẩm liên tục.

————————————-

Quản lý chất lượng trong doanh nghiệp đóng vai trò cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính nhất quán trong các quy trình cũng như trong các sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Trong lĩnh vực kinh doanh, sự hài lòng của khách hàng được xem là ưu tiên hàng đầu. Vì vậy, vấn đề chính mà nhà cung cấp quan tâm là chất lượng của sản phẩm/dịch vụ mà họ cung cấp. Mục tiêu chính của họ là luôn đảm bảo rằng những gì họ sản xuất có chất lượng ổn định và tốt nhất.

Hy vọng bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn khái quát thông tin về quản lý chất lượng, các phương pháp & quy trình quản lý chất lượng thường gặp trong doanh nghiệp. Mong rằng kiến thức này có thể giúp doanh nghiệp củng cố cũng như xây dựng được hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả và đóng góp cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong thời gian tới.