Quản lý là luôn là một lĩnh vực đầy thách thức và đòi hỏi sự phát triển không ngừng. Việc mài dũa các kỹ năng quản lý cần thiết phù hợp chính là chìa khóa để tiến đến xây dựng một sự nghiệp bền vững và trở thành một nhà quản lý xuất sắc. Trong bài viết dưới đây, 1Academy sẽ giúp bạn tìm hiểu sâu hơn về các kỹ năng quản lý quan trọng trong thực tế và những cách thức khác nhau mà nhà quản lý có thể phát triển những kỹ năng này.

1. Kỹ năng quản lý là gì?

Kỹ năng quản lý có thể được định nghĩa là những năng lực nhất định mà một nhà điều hành cần có để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trong tổ chức như lãnh đạo, tạo động lực, tổ chức sắp xếp công việc, lên kế hoạch và kiểm soát chi phí. Những kỹ năng quản lý bao gồm khả năng thực hiện các nhiệm vụ vận hành trong tổ chức, tránh được các tình huống khủng hoảng và giải quyết hiệu quả các vấn đề phát sinh. 

Cho dù là trong vấn đề đặt mục tiêu đội nhóm sao cho phù hợp với mục tiêu tổ chức hay trong tuyển dụng nhân sự mới thì nhà quản lý cũng cần phải sử dụng một số kỹ năng nhất định thiết yếu để có thể hoàn thành những khía cạnh công việc này.

Mặc dù có rất nhiều kỹ năng quản lý quan trọng mà các nhà quản lý cần phải phát triển nhưng chúng thường sẽ được phân thành 3 nhóm chính như sau:

• Kỹ năng kỹ thuật: Đây là các kỹ năng chuyên môn cần thiết để đạt được mục tiêu. Ngoài việc hiểu được những công cụ và phần mềm liên quan thì còn bao gồm cả các kỹ thuật và chiến lược cần thiết để hoàn thành dự án, mục tiêu đề ra.
• Kỹ năng tư duy khái niệm hóa: Đây là khả năng tư duy dài hạn với tầm nhìn rộng, đặc biệt quan trọng đối với đội ngũ quản lý để xây dựng kế hoạch hành động hiệu quả. Các nhà quản lý cần có khả năng phát triển ý tưởng và sáng kiến giải quyết các vấn đề để hỗ trợ bộ phận phòng ban của mình.
• Kỹ năng quản lý con người: Con người thường là yếu tố chính thúc đẩy mọi hành động kế hoạch trong tổ chức để hướng đến mục tiêu. Nhà quản lý cần có kỹ năng giao tiếp, tương tác linh hoạt mạnh mẽ để thúc đẩy, lãnh đạo và tạo động lực làm việc hiệu quả.

2. Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý

Có kỹ năng quản lý tốt là yếu tố quan trọng sống còn để giúp một tổ chức có thể phát triển thành công và đạt được mục tiêu của mình. Một nhà quản lý sở hữu những kỹ năng này có thể thúc đẩy sứ mệnh, tầm nhìn hay các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp một cách hiệu quả hơn, hạn chế được những tác động ảnh hưởng từ cả môi trường bên ngoài và trong nội tại doanh nghiệp.

Bạn sẽ thấy kỹ năng quản lý và kỹ năng lãnh đạo thường được sử dụng thay thế cho nhau vì cả hai thuật ngữ này đều liên quan đến việc lập kế hoạch, ra quyết định, giải quyết vấn đề, ủy quyền công việc,…và hầu hết các nhà quản lý giỏi cũng sẽ là những nhà lãnh đạo xuất sắc. 

Ngoài chức năng lãnh đạo thì nhà quản lý cũng cần phải đảm bảo rằng tất cả các phòng ban đội nhóm của tổ chức đang phối hợp hoạt động một cách đồng nhất với nhau. Nếu không có sự liên kết này, tổ chức có thể sẽ gặp nhiều các vấn đề nghiêm trọng trong vận hành. Vì vậy, kỹ năng quản lý được xem là rất quan trọng và cần thiết ở nhiều vị trí và cấp bậc khác nhau trong một doanh nghiệp, từ những lãnh đạo cấp cao cho đến quản lý cấp trung và quản lý cấp cơ sở.

3. Một số kỹ năng quản lý quan trọng cần phát triển

3.1. Kỹ năng điều phối

Một trong những vai trò quan trọng của nhà quản lý đó là xây dựng các nhóm làm việc hiệu quả và gắn kết chặt chẽ với nhau. Mục tiêu lý tưởng nhất đó là các nhóm chức năng có thể hoạt động một cách độc lập và các nhà quản lý cần đảm bảo rằng họ có đủ những tài nguyên và kỹ năng cần thiết để đạt được mục tiêu. Nếu đội nhóm không được trang bị và biết về những nguồn lực, tài nguyên mà họ cần hay những bộ phận nào họ cần hợp tác thì điều này sẽ dẫn đến những khó khăn trong việc hoàn thành các dự án lớn.

3.2. Kỹ năng định hướng

Định hướng ở đây có thể bao gồm việc phân công nhiệm vụ, xem xét các công việc, kiểm soát chất lượng đầu ra hay quản lý tiến độ hoàn thành. Khả năng giao tiếp tốt và kiểm soát cảm xúc sẽ chính là nền tảng cho quá trình định hướng và xây dựng niềm tin ở đội ngũ trong suốt quá trình này.

Nhà quản lý nên quan sát đội nhóm và tìm hiểu từng cá nhân để có thể tận dụng điểm mạnh của họ và tìm cách thức phù hợp để hỗ trợ cá nhân phát triển. Đồng thời, nhà quản lý cũng cần có những điều chỉnh vai trò cho phù hợp để tối đa hóa khả năng của từng thành viên.

3.3. Kỹ năng lãnh đạo

Thực tế cho thấy, không phải mọi nhà quản lý đều có tố chất lãnh đạo bẩm sinh, mà điều quan trọng là họ cần phải rèn luyện và phát triển kỹ năng này. Một nhà lãnh đạo giỏi có thể dẫn dắt nhóm đạt được những mục tiêu chung và xây dựng môi trường làm việc tích cực. 

Việc sở hữu kỹ năng lãnh đạo cho phép nhà quản lý tạo lập phong cách làm việc cho đội nhóm, thu thập và ghi nhận những phản hồi, nỗ lực từ nhân viên để phân công công việc một cách chiến lược. Những yếu tố này đều có vai trò quan trọng trong việc quản lý con người và dự án.

3.4. Kỹ năng tổ chức

Vai trò của một nhà quản lý vốn được cho là có rất nhiều thách thức. Họ thường phải giám sát nhiều dự án và đảm bảo tiến độ, thời hạn khác nhau. Vì vậy mà kỹ năng tổ chức tốt sẽ giúp nhà quản lý làm việc hiệu quả hơn, đáp ứng đúng thời gian và giảm bớt áp lực căng thẳng.

Kỹ năng tổ chức đòi hỏi cả khả năng nhìn tổng thể, bao quát cũng như chú ý đến từng chi tiết nhỏ. Khả năng phác thảo tổng quát dự án, phân công nhiệm vụ, dự báo các thách thức rủi ro và đề ra được sáng kiến giải pháp, đáp ứng thời hạn và trình bày được kế hoạch cho các bên liên quan đều là những điều quan trọng để có thể tổ chức quản lý hiệu quả.

3.5. Kỹ năng lập kế hoạch

Lên kế hoạch là một yếu tố quan trọng trong tổ chức, đề cập đến khả năng sắp xếp các hoạt động sao cho phù hợp với nguyên tắc, nằm trong khuôn khổ giới hạn các nguồn lực sẵn có như thời gian, tài chính và nhân lực. Đồng thời, lên kế hoạch cũng là quá trình xây dựng tập hợp các hành động, chiến lược để theo đuổi và đạt được các mục tiêu/mục đích nhất định.

Kỹ năng lập kế hoạch yêu cầu nhà quản lý cần phải xác định và đặt ra các mục tiêu khả thi/có thể đạt được, phát triển các chiến lược cần thiết và vạch ra những nhiệm vụ/thời gian để thực hiện. Nếu không có kỹ năng kế hoạch tốt thì nhà quản lý sẽ rất khó có thể đạt được những kết quả mong muốn… 

3.6. Kỹ năng giao tiếp

Sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt sẽ quyết định mức độ hiệu quả của việc chia sẻ thông tin trong đội nhóm, đảm bảo rằng mọi thành viên hoạt động như một khối thống nhất. Cách nhà quản lý giao tiếp với đội nhóm cũng sẽ ảnh hưởng đến mức độ hoàn thành nhiệm vụ và từ đó quyết định mức độ thành công của tổ chức.

Vấn đề giao tiếp bao gồm các kênh thông tin trong tổ chức (chính thức hay không chính thức) và bằng lời nói hoặc qua văn bản. Các kênh giao tiếp cần được thiết lập rõ ràng để nhà quản lý có thể tương tác hiệu quả với nhóm, ngăn ngừa xung đột và giải quyết các vấn đề phát sinh. 

Những nhà quản lý giỏi là những người biết khi nào cần điều chỉnh cách thức giao tiếp của mình cho phù hợp với từng tình huống hay từng cá nhân. Càng giao tiếp khéo thì bạn càng có khả năng giúp cho đội nhóm hoàn thành nhiệm vụ tốt và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức.

3.7. Kỹ năng đào tạo, huấn luyện

Việc đào tạo, huấn luyện là một trong những cách thức tốt để chia sẻ kiến thức và hỗ trợ sự phát triển của từng cá nhân và nhóm. Cho dù là đào tạo về mặt kỹ năng tư duy hay các kỹ năng mềm bổ trợ khác thì những đóng góp này cũng sẽ giúp các thành viên tự tin và nâng cao được năng lực của bản thân.

3.8. Kỹ năng xây dựng mối quan hệ

Nhà quản lý nên biết cách thiết lập các kết nối với đội nhóm của mình để không chỉ khuyến khích tinh thần đồng đội mà còn tạo dựng được niềm tin và uy tín. Thành công của một nhà quản lý phụ thuộc rất lớn vào thành công của đội nhóm, và việc nuôi dưỡng các mối quan hệ bền chặt sẽ giúp bạn hiểu hơn về các thành viên cũng như việc họ có thể phù hợp nhất với những nhiệm vụ và mục tiêu nào.

3.9. Kỹ năng quản lý thời gian

Quản lý thời gian không chỉ đơn giản ở việc đúng giờ mà cần phải biết khi nào nên làm gì, biết cách ưu tiên dự án và đặt ra các khung thời gian hợp lý để hoàn thành nhiệm vụ.

Nếu bạn hiểu rõ giới hạn của mình và đưa ra những cam kết khi nhận công việc, các thành viên trong nhóm cũng sẽ có tinh thần thoải mái và tích cực hơn trong quá trình hoàn thành nhiệm vụ. 

3.10. Kỹ năng hợp tác

Khả năng làm việc nhóm và tinh thần hợp tác được coi là nền tảng trong quá trình vận hành của mọi tổ chức. Các doanh nghiệp thường sẽ hoạt động tốt hơn trong điều kiện các thành viên và bộ phận phối hợp chặt chẽ với nhau, và nhiệm vụ của các nhà quản lý là tạo điều kiện để kiến thiết một môi trường làm việc hợp tác và có khả năng hợp tác tích cực với các thành viên.

3.11. Kỹ năng lắng nghe tích cực

VIệc lắng nghe tích cực là khi bạn thực sự tham gia vào cuộc trò chuyện và hành động dựa trên những gì bạn nghe được, điều này không đơn thuần chỉ tiếp nhận thông tin mà còn phải hiểu và có sự chủ động trong câu chuyện. 

Một nhà quản lý giỏi cần biết tôn trọng ý kiến của đội nhóm với sự chân thành nhất định, hãy lắng nghe nhiều hơn để nắm rõ được mọi thông tin quan trọng và xây dựng sự kết nối trong tổ chức.

3.12. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Một nhà quản lý tốt có thể khéo léo xem xét vấn đề từ nhiều góc độ, thu thập phản hồi và sắp xếp ưu tiên dựa trên những thông tin sẵn có, từ đó sử dụng khả năng giao tiếp hiệu quả để đưa ra những quyết định thích hợp. 

Để tổ chức có thể vận hành hiệu quả và trơn tru đòi hỏi những quyết định rõ ràng và chính xác, và nhà quản lý chính là người chịu trách nhiệm cho kết quả của những quyết định đó. Khi nhà quản lý thể hiện rõ ràng khả năng ra giải quyết vấn đề của mình, điều này sẽ tạo dựng được niềm tin cho cấp dưới vào khả năng quản lý của họ.

4. Làm thế nào để rèn luyện và nâng cao kỹ năng quản lý

Có nhiều cách thức để phát triển các kỹ năng quản lý, nhưng điều quan trọng bậc nhất chính là sự chủ động từ phía nhà quản lý. Cho dù bạn đăng ký một khóa học hay nhận nhiệm vụ cho một dự án mới thì việc thực sự chủ động tham gia và cam kết chính là bước đầu tiên để cải thiện những kỹ năng này.

• Dành thời gian để tự đánh giá: Trước khi thực hiện bất kỳ điều gì, hãy dành thời gian để suy ngẫm về vị trí hiện tại của mình, những gì mình đã đạt được, những rào cản lớn nhất bạn đang phải đối mắt và những bước tiếp theo bạn muốn thực hiện trên hành trình trở thành một nhà quản lý xuất sắc hơn.
• Tìm kiếm phản hồi: Khi đã xác định được vị trí và mục tiêu của mình, hãy tìm kiếm thêm những đánh giá, phản hồi từ bên ngoài. Trao đổi với cấp trên về các mục tiêu của mình và những kỹ năng mà mình nên cải thiện trước. Những góc nhìn khách quan sẽ giúp bạn có thể ý tưởng phát triển và nhận thức rõ ràng hơn.
• Học hỏi từ các mentor hay nhà lãnh đạo khác: Việc trở thành một nhà quản lý thành công đòi hỏi rất nhiều thời gian, nỗ lực và kinh nghiệm. Tìm kiếm các nhà lãnh đạo hay quản lý làm hình mẫu có thể sẽ giúp bạn hiểu được thêm những thách thức, trở ngại và tình huống khác nhau khi lãnh đạo, quản lý đội nhóm. Những hình mẫu này có thể giúp bạn nhận ra được những điểm mạnh/yếu của bản thân trong nhiều kỹ năng khác nhau. Có thể kể đến 3 loại hình mẫu chính như:
  • Hình mẫu tích cực: Đây là những người đã đạt được thành công nhất định ở vị trí bạn mong muốn. Họ có thể là một đồng nghiệp mà bạn đánh giá cao về năng lực hoặc thậm chí là một nhân viên cấp dưới đang làm tốt hơn ở vị trí cũ của bạn.
  • Hình mẫu đối lập: Đây là người đã đạt được những mục tiêu của bạn nhưng giá trị cá nhân của họ không phù hợp với bạn.
  • Hình mẫu tiêu cực: Đầy là người đang trên hành trình phát triển giống như bạn nhưng chưa đạt được thành công mà bạn mong muốn.

• Tham gia các khóa học nâng cao kỹ năng quản lý: Tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn chính là một cách thức hiệu quả để nâng cao những kỹ năng này, phù hợp với nguyện vọng mong muốn linh hoạt của từng cá nhân. 

Để hỗ trợ cho các nhà quản lý, 1Academy mang đến giải pháp toàn diện cho các nhà quản lý mong muốn tự nâng cao năng lực của bản thân, phát triển những kỹ năng cần thiết. Chương trình đào tạo “Nâng tầm quản lý cấp trung trong kỷ nguyên AI” được 1Academy thiết kế chuyên biệt sẽ giúp các nhà quản lý hiểu rõ được chiến lược, phát triển kỹ năng lãnh đạo, ra quyết định chính xác hơn và quản lý hiệu suất – đảm bảo mọi mục tiêu đều được thực thi đúng đắn và hiệu quả. 

Đăng ký nhận tư vấn lộ trình chuyên biệt với kiến thức thực chiến ngay tại đây!

5. Bí quyết để thể hiện kỹ năng quản lý trên hồ sơ xin việc

Trong quá trình xin việc thì việc liệt kê những kỹ năng kể trên là chưa đủ. Để chứng minh với nhà tuyển dụng rằng bạn sở hữu những kỹ năng quản lý phù hợp thì bạn cần phải minh họa đến cách mà mình đã quản lý đội nhóm và tác động, ảnh hưởng như thế nào để có thể làm nổi bật hồ sơ của mình so với những ứng viên cạnh tranh.

Các kỹ năng quản lý có thể được đưa vào hai phần khác nhau trong hồ sơ xin việc:

• Phần Kỹ năng: Đây là nơi bạn có thể liệt kê các kỹ năng chính mà mình có
• Phần Kinh nghiệm làm việc: Bạn cần mô tả cụ thể cách kỹ năng quản lý của mình đã đóng góp vào hiệu suất, quy trình làm việc hay thành công của nhóm như nào

Bạn có thể để 1-2 câu ngắn gọn về kỹ năng của mình trong phần Kinh nghiệm và mở rộng nội dung này trong thư xin việc hay trong buổi phỏng vấn.

Ví dụ cụ thể:

• Đối với kỹ năng quản lý, bạn có thể ghi “Triển khai hệ thống quản lý cho tổ chức phi lợi nhuận gồm 20 thành viên, giúp tăng hiệu suất công việc lên gần 10% trong một năm”
• Đối với kỹ năng giao tiếp, bạn có thể ghi “Liên hệ hợp tác với 3 tổ chức doanh nghiệp, huy động được tài trợ từ 2 nhà đầu tư quốc tế thông qua các chiến dịch truyền thông và tiếp cận cộng đồng”
• Đối với kỹ năng lên kế hoạch, bạn có thể ghi “Giám sát đơn đặt hàng với lượng dự trữ 15%, giảm thiểu rủi ro thiếu hụt trong chuỗi cung ứng”

Nếu bạn đang ứng tuyển vào những vị trí có yêu cầu kỹ năng quản lý hay cho một vị trí quản lý trong tổ chức thì hồ sơ của bạn nên phản ánh, thể hiện được năng lực quản lý để nhà tuyển dụng thấy được rằng bạn có kinh nghiệm phù hợp để đảm nhận vai trò này.

Như vậy, trong bài viết trên, 1Academy đã giúp bạn có cái nhìn rõ ràng và sâu sắc hơn về các kỹ năng quản lý phổ biến để bạn có thể khẳng định được vai trò của mình trong đội nhóm và tổ chức. Việc phát triển những kỹ năng quản lý cho riêng mình sẽ có thể giúp bạn cải thiện hiệu suất, đảm nhận nhiều vai trò hơn và có những tiến bộ vượt bậc trong nấc thang sự nghiệp của bản thân!

• Hotline: 038 705 1409
• Fanpage: https://www.facebook.com/1OfficeAcademy