Để thu hút và giữ chân nhân tài cho doanh nghiệp thì chính sách quản trị nhân lực hấp dẫn luôn là một yếu tố quan trọng. Tùy thuộc vào quy mô và cấu trúc tổ chức thì mỗi doanh nghiệp sẽ có một chính sách riêng biệt. Vậy chính sách nhân sự trong doanh nghiệp là gì và cách xây dựng chính sách nhân sự mới nhất cho mọi doanh nghiệp? Hãy cùng 1Academy khám phá ngay câu trả lời ở nội dung bài viết dưới đây nhé.

1. Chính sách nhân sự là gì?

Chính sách nhân sự là hệ thống những quy định, nguyên tắc và hướng dẫn chính thức mà doanh nghiệp đưa ra để điều chỉnh hành vi của các cá nhân và bộ phận trong tổ chức. Nó giữ vai trò quan trọng trong việc đảm bảo công bằng, nhất quán trong tổ chức và giúp doanh nghiệp tránh khỏi các khiếu nại về mặt pháp lý.

Chính sách nhân sự cũng cung cấp những quy tắc rõ ràng về các quy định và kỳ vọng của doanh nghiệp đối với nhân viên. Chính sách này giúp họ hiểu được những nhiệm vụ và trách nhiệm của mình trong tổ chức và chính vì vậy mà nó đóng một vai trò quan trọng trong quá trình quản trị và phát triển nguồn lực của doanh nghiệp.

2. Vì sao cần xây dựng chính sách nhân sự

Các chính sách nhân sự hiệu quả là yếu tố thiết yếu trong mọi tổ chức bởi nó không chỉ cung cấp một hệ thống quy tắc ứng xử cho nhân viên mà còn thúc đẩy sự công bằng và phát triển toàn diện. Bên cạnh đó, các chính sách quản trị nguồn nhân lực còn giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi các khiếu nại liên quan đến pháp lý. 

Một số lợi ích cụ thể của việc xây dựng chính sách nhân sự như:

• Hạn chế những rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp 
• Thông tin rõ ràng, minh bạch trong quy trình tuyển dụng
• Đặt kỳ vọng cụ thể cho nhân viên về phát triển sự nghiệp của họ trong tổ chức
• Giảm thiểu và giải quyết các xung đột và mâu thuẫn 
• Hỗ trợ quá trình ra quyết định các vấn đề liên quan đến nhân sự
• Đảm bảo sự công bằng, bình đẳng cho toàn bộ nhân viên
• Xây dựng môi trường làm việc lành mạnh, chuyên nghiệp và hiệu quả

3. Phân biệt chính sách nhân sự và chiến lược nhân sự

Hai khái niệm về cơ bản có điểm khác nhau nhưng lại có mối quan hệ mật thiết. Chiến lược nguồn nhân lực là một kế hoạch dài hạn quy định các hoạt động nhân sự nhằm giải quyết các vấn đề trong tổ chức thông qua lấy con người làm trọng tâm. Trong khi đó, các chính sách nguồn nhân lực là việc ứng dụng cụ thể các mục tiêu đã được đề ra trong chiến lược.

Ví dụ:

• Chiến lược nguồn nhân lực: Tăng cường đào tạo đội ngũ nhân viên để nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp 
• Chính sách nguồn nhân lực: Quy định về thời gian làm việc, số ngày nghỉ phép hay mức lương cơ bản,… cho mỗi nhân viên

Chiến lược ở đây sẽ vạch rõ những định hướng chung trong dài hạn cho các hoạt động nhân sự, trong khi các chính sách sẽ cụ thể hóa chiến lược đó.

4. Những nội dung quan trọng trong chính sách nhân sự

Tùy thuộc vào nhu cầu, quy mô, lĩnh vực hoạt động và vị trí mà mỗi tổ chức sẽ có bộ các chính sách quản trị nhân lực riêng biệt. Dưới đây là các chính sách nhân sự cần thiết mà doanh nghiệp nào cũng đều cần xây dựng.

4.1. Chính sách tuyển dụng

Đây là chính sách để doanh nghiệp đưa ra các tiêu chuẩn, yêu cầu khi lựa chọn ứng viên phù hợp và quy trình hội nhập nhân viên mới. Chính sách tuyển dụng sẽ bao gồm các hoạt động của nhân sự từ lúc bắt đầu làm việc tại công ty cho đến lúc nghỉ việc.

Chính sách tuyển dụng: Chính sách này nhằm đặt ra những yêu cầu và tiêu chí cho từng vị trí cần tuyển dụng. Trong phần đăng tuyển thì nhà quản lý cần mô tả cụ thể rõ ràng về yêu cầu công việc, nội dung công việc và sàng lọc hồ sơ đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn. Tiếp đó, nhà quản lý cần đánh giá và lựa chọn ứng viên tiềm năng sẽ được thực hiện phỏng vấn tại công ty.

Chính sách định hướng nhân viên mới: Chính sách hội nhập nhân viên mới nhằm định hướng nhân viên hiểu hơn về văn hóa nội bộ doanh nghiệp, vị trí của họ trong công ty và ảnh hưởng của họ đến công việc chung trong công ty.

Chính sách thử việc: Các tiêu chí đánh giá và nhận xét nhân sự xuyên suốt thời gian thử việc được đề ra trong chính sách sẽ giúp doanh nghiệp xác định được liệu nhân sự này có thể đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu của công việc hay không.

Chính sách thay thế chỗ tạm thời: Trong trường hợp doanh nghiệp thiếu hụt về nhân sự và chưa tìm được người phù hợp để thay thế thì cần đưa ra các giải pháp để không ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung.

4.2. Chính sách đào tạo và phát triển

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là nhiệm vụ hàng đầu mà doanh nghiệp cần quan tâm chú trọng. Nếu hoạt động đào tạo phát triển không được chú trọng thì có thể làm lãng phí nguồn lực, kéo theo giảm sút hiệu suất làm việc và ảnh hưởng đến sự phát triển của tổ chức.

Một số nội dung chính trong chính sách đào tạo và phát triển nhân sự như:

Chính sách về chi phí đào tạo: Việc quản lý và cân đối tài chính sẽ giúp ban lãnh đạo nắm được tổng ngân sách cần chi cho đào tạo và khả năng chi của doanh nghiệp có đáp ứng được hay không. Doanh nghiệp sẽ cần xây dựng một bản kế hoạch chi tiết về địa điểm, nội dung, hình thức đào tạo… và yêu cầu rõ ràng về đầu ra với nhân sự khi tham gia đào tạo.

Quy mô đào tạo: Dựa trên nhu cầu của tổ chức mà số lượng nhân viên trong các khóa đào tạo nội bộ có thể khác nhau. Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức đào tạo trực tuyến (online) hay trực tiếp (offline) tùy vào mục tiêu, nội dung đào tạo, khả năng đáp ứng của công ty và nhu cầu của nhân sự tham gia đào tạo.

Thiết kế lịch trình đào tạo: Để đảm bảo hiệu quả đào tạo thì doanh nghiệp cần có một kế hoạch cụ thể cho từng buổi đào tạo. Lịch biểu này cần được xây dựng sao cho phù hợp với tất cả mọi người để có thể tham gia một cách hiệu quả nhất.

Đánh giá kết quả đào tạo: Doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá và kiểm tra chất lượng quá trình đào tạo để xem xét tiến độ của nhân sự hoặc điều chỉnh lại kế hoạch đào tạo nếu kết quả chưa được tối ưu.

Đọc ngay: Mẫu chính sách đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp

4.3. Chính sách lương, thưởng và đãi ngộ

Đây là chính sách đặt ra những thỏa thuận và cam kết hợp tác giữa nhân sự và lãnh đạo doanh nghiệp để đảm bảo tốt nhất về toàn diện quyền lợi và đời sống cho nhân viên. Ngay từ đầu, các doanh nghiệp cần phải rõ ràng về tần suất và thời hạn trả lương, cách thức thanh toán,… và công khai minh bạch các lợi ích bổ sung như phúc lợi về bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, phụ cấp, tiền thưởng, v.v.

Chính sách lương thưởng: Đây là vấn đề được quan tâm hàng đầu đối với nhân sự trong công việc. Chính sách lương thưởng hiệu quả sẽ đảm bảo cân đối đời sống cho nhân viên và phù hợp với ngân sách của công ty. Một chính sách lương sẽ cần đảm bảo 3 yếu tố chính sau:

Xem thêm: Các công thức tính lương cơ bản trong doanh nghiệp mới nhất [Cập nhật 2023]

• Tần suất trả lương (theo tuần, theo tháng, theo định kỳ 2 tuần,…)
• Phúc lợi nhân viên (bảo hiểm, trợ cấp,…)
• Phương thức thanh toán (tiền mặt hay qua tài khoản ngân hàng)

Chính sách nghỉ lễ, nghỉ phép: Bên cạnh chế độ lương thưởng thì chính sách nghỉ lễ, phép cũng được nhân viên đặc biệt chú ý. Tùy thuộc vào mô hình của doanh nghiệp mà số ngày nghỉ phép tiêu chuẩn sẽ được điều chỉnh linh hoạt. Đối với các ngày nghỉ lễ thì phần lớn các doanh nghiệp sẽ đều quy định giống nhau.

Du lịch, các kỳ nghỉ của công ty: Tuy không bắt buộc nhưng với tình hình cạnh tranh hiện nay trên thị trường thì việc thu hút nhân sự bằng các kỳ nghỉ hay chuyến du lịch dài ngày sẽ đem đến hiệu quả bất ngờ. Bên cạnh lợi ích về sự gắn kết thì thông qua các kì nghỉ hay team building cũng giúp thúc đẩy, nâng cao văn hóa doanh nghiệp.

Chế độ nghỉ hưu: Theo Quy định của Chính phủ Việt Nam thì tính đến năm 2024, độ tuổi nghỉ hưu của nam là 61 tuổi và nữ là 56 tuổi 4 tháng. Mỗi công ty sẽ có một chế độ hưu trí khác nhau như: bảo hiểm, tặng cổ phần, bằng khen, giấy chứng nhận hoặc một khoản thưởng để nhân viên có thêm động lực cống hiến hết mình.

4.4. Chính sách đánh giá nhân sự

Đây là chính sách được xây dựng và áp dụng với toàn bộ nhân viên trong tổ chức thông qua việc đưa ra các tiêu chí đánh giá và quy trình đánh giá công khai, minh bạch. Chính sách đánh giá bao gồm 2 nội dung chính là đánh giá phát triển và đánh giá chất lượng công việc.

Đánh giá phát triển: Đánh giá theo quá trình từ lúc nhân viên bắt đầu làm việc tại công ty để xem xét những thay đổi, tiến bộ và liệu nhân viên đó có cần học tập, trau dồi thêm kỹ năng, năng lực hay không so với mức đáp ứng công việc.

Đánh giá chất lượng công việc: Bên cạnh đánh giá năng lực thì công ty cũng cần nhìn nhận đến kết quả, hiệu suất công việc mà nhân viên đảm nhận. Một chính sách đánh giá chất lượng công việc cần phải đưa ra được các yếu tố sau:

• Mục tiêu, mục đích của chính sách
• Vai trò của chính sách trong việc quyết định đến công việc và nhiệm vụ của nhân sự
• Các tiêu chí và quy trình đánh giá chất lượng công việc

4.5. Chính sách bảo mật

Các chính sách bảo mật được đặt ra nhằm làm rõ các vấn đề và thông tin mà nhân sự không được tiết lộ ra ngoài nội bộ doanh nghiệp. Chính sách này cần đề cập đến nghĩa vụ của nhân viên, các thông tin cần bảo mật và hậu quả khi vi phạm chính sách.

4.6. Chính sách chăm sóc sức khỏe và an toàn cho nhân sự

Đảm bảo sức khỏe cho người lao động là một trong những nghĩa vụ và trách nhiệm của người sử dụng lao động. Chính vì vậy mà chính sách về sức khỏe cần được doanh nghiệp chú trọng và xây dựng bài bản, minh bạch. Trong đó, doanh nghiệp cần có những quy định cụ thể về an toàn và kế hoạch chăm sóc sức khỏe định kỳ cho người lao động.

Bên cạnh các yêu cầu pháp lý bắt buộc thì doanh nghiệp cũng cần đưa ra các hướng dẫn cần thiết khi xảy ra thương tích tại nơi làm việc vào sổ tay nhân viên để đảm bảo công tác dự phòng trong môi trường làm việc.

5. Cách xây dựng chính sách nhân sự hiệu quả

5.1. Các nội dung cần có trong mẫu chính sách nhân sự

Hiện nay, đa số các doanh nghiệp đều có các mẫu chính sách nhân sự nội bộ riêng, tuy nhiên thì hầu hết các chính sách sẽ bao gồm các nội dung sau:

• Tên chính sách
• Ngày hiệu lực của chính sách (bao gồm cả ngày của các bản đã sửa đổi hoặc cập nhật)
• Tên người chịu trách nhiệm cập nhật chính sách
• Mục đích của chính sách
• Định nghĩa các thuật ngữ đặc biệt được sử dụng trong chính sách
• Tuyên bố chính sách chính
• Phạm vi và khả năng áp dụng (bao gồm cả các trường hợp ngoại lệ được cho phép)

5.2. Các lưu ý khi xây dựng chính sách nhân sự

• Xác định rõ mục tiêu của chính sách: Khi xây dựng chính sách quản trị nhân lực thì nhà quản lý cần đặt ra các mục tiêu cụ thể cần đạt được. Ở đây, mục tiêu có thể chia thành các mục tiêu chính và mục tiêu phụ để dễ dàng quản lý, theo dõi và đánh giá hiệu quả hơn. Khi đã có mục tiêu rõ ràng thì doanh nghiệp có thể tập trung tốt hơn trong quá trình triển khai.

• Đảm bảo tính minh bạch, công bằng và dễ hiểu: Các nội dung chính sách cần được áp dụng đồng đều không phân biệt giữa các cá nhân, phòng ban và cần thông báo, truyền thông để mọi nhân viên trong tổ chức đều có thể nắm bắt.

• Thường xuyên đánh giá lại và điều chỉnh chính sách: Doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá định kỳ hoặc khi có sự thay đổi trong môi trường và sẵn sàng điều chỉnh nếu cần thiết.

• Tham khảo ý kiến từ nhân viên và các bên liên quan: Một chính sách quản trị nhân lực hiệu quả cần được tham chiếu với chính nhân viên trong tổ chức và quyết định dựa trên cơ sở khoa học và dân chủ, đảm bảo tính khách quan và quyền lợi cho cả người lao động và doanh nghiệp.

6. 1HRP – Bộ chính sách nhân sự toàn diện cho doanh nghiệp SMEs

Chính sách nhân sự đóng vai trò quan trọng vào trong quá trình xây dựng và phát triển doanh nghiệp, đảm bảo các hoạt động liên quan đến con người được giải quyết hiệu quả và minh bạch. Thấu hiểu nhu cầu của các doanh nghiệp, 1Academy mang đến bộ giải pháp quản trị nhân sự chuyên nghiệp 1HRP – giải pháp duy nhất trên thị trường, giúp tối ưu nguồn lực con người cho các doanh nghiệp có quy mô dưới 100 nhân sự.

Với 1HRP, các nhà quản lý nhân sự có thể tiết kiệm lên đến 90% thời gian cho quá trình thiết lập các quy định, chính sách và biểu mẫu về quản lý nhân sự cho doanh nghiệp mình.

Kết hợp với các công cụ được số hóa trên phần mềm 1Office, doanh nghiệp có thể dễ dàng áp dụng, lưu trữ và tổng hợp thông tin, dữ liệu một cách nhanh chóng, giúp tinh gọn nền tảng quản trị nhân sự ngay từ ban đầu làm nền tảng cho sự phát triển trong dài hạn.

Trên đây chúng tôi đã cung cấp các thông tin về chính sách nhân sự là gì và cách xây dựng chính sách nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong quá trình xây dựng và triển khai chính sách, hãy đăng ký nhận tư vấn miễn phí tại 1Academy, chuyên viên tư vấn của chúng tôi sẽ hỗ trợ một cách nhanh chóng!

• Hotline: 038 705 1409
• Website: https://academy.1office.vn/ 
• Fanpage: https://www.facebook.com/1OfficeAcademy