Quản lý đội nhóm là một trong những yếu tố cốt lõi quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Một nhà lãnh đạo giỏi, bên cạnh việc có chuyên môn cao thì cần phải sở hữu những kỹ năng quản lý đội nhóm xuất sắc để xây dựng một tập thể mạnh mẽ và hiệu quả. Ở bài viết dưới đây, 1Academy sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các kỹ năng quản lý đội nhóm, tầm quan trọng của chúng, và bộ kỹ năng then chốt mà nhà lãnh đạo cần có.

1. Kỹ năng quản lý đội nhóm là gì

Kỹ năng quản lý đội nhóm là tập hợp các kỹ năng và cách thức mà người lãnh đạo sử dụng để tổ chức, định hướng và thúc đẩy đội ngũ cấp dưới làm việc hiệu quả.

Quản lý nhóm ở đây không chỉ bao gồm việc phân công nhiệm vụ công việc mà còn là xây dựng văn hóa làm việc tích cực, giải quyết mâu thuẫn xung đột giữa các thành viên và duy trì động lực hiệu suất cao.

2. Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý đội nhóm

Lợi ích đối với các thành viên nhóm

• Thúc đẩy sự gắn kết và hợp tác trong môi trường làm việc: Các thành viên nhóm khi được tôn trọng và lắng nghe sẽ tăng sự hài lòng và phối hợp nhịp nhàng hơn, tinh thần đồng đội được nâng cao và thúc đẩy hiệu suất cao.
• Cải thiện hiệu suất làm việc: Quản lý giỏi sẽ có khả năng phân chia công việc nhiệm vụ hợp lý, đảm bảo giao đúng người đúng việc để phát huy năng lực của mỗi thành viên
• Nâng cao tinh thần và động lực: Bằng việc xây dựng lòng tin, trao quyền và công nhận xứng đáng, nhà lãnh đạo có thể xây dựng một môi trường gắn bó, thúc đẩy và có hiệu suất cao

Lợi ích đối với đội nhóm

• Đảm bảo kết quả làm việc: Người quản lý có kỹ năng tốt sẽ giúp nhóm đạt được mục tiêu đã đề ra một cách hiệu quả và đi kèm với chất lượng công việc cao.
• Thúc đẩy hướng đến mục tiêu chung nhất: Người quản lý giỏi sẽ biết cách truyền tải và củng cố mục tiêu chung đến tất cả các thành viên. Điều này giúp tạo sự nhất quán trong quá trình làm việc và nhân viên có thể tập trung toàn bộ nỗ lực hướng tới mục tiêu cuối cùng của tổ chức
• Tối ưu hóa nguồn lực và chi phí: Kỹ năng quản lý không chỉ dừng lại ở việc phân công công việc mà còn cần nhà quản lý tận dụng tối đa năng lực, thời gian, và nguồn lực tài chính. Một đội nhóm được tổ chức tốt sẽ tránh lãng phí tài nguyên và được phát huy thế mạnh của mình.

  

Lợi ích đối với nhà quản lý

• Truyền cảm hứng về công việc: Kỹ năng quản lý tốt sẽ cho phép các nhà lãnh đạo truyền tải động lực và một tầm nhìn rõ ràng cho cả đội nhóm, hướng mọi người đến một mục tiêu chung
• Giảm áp lực và căng thẳng: Một khi đội nhóm được vận hành hiệu quả thì nhà quản lý sẽ có thể yên tâm giao nhiệm vụ cho các thành viên hỗ trợ và có thời gian để tập trung vào chiến lược.
• Xây dựng lòng tin: Nhà lãnh đạo giỏi sẽ tạo dựng được sự tín nhiệm từ các thành viên trong đội nhóm, qua đó củng cố vai trò là một người đứng đầu và thúc đẩy các mối quan hệ hợp tác hiệu quả.

3. 11 kỹ năng quản lý đội nhóm hiệu quả mà mọi nhà lãnh đạo cần có

Mỗi kỹ năng không chỉ là công cụ mà còn là nghệ thuật giúp nhà lãnh đạo tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và bền vững. Tất cả các kỹ năng dưới đây không chỉ giúp nhà quản lý điều hành đội nhóm hiệu quả mà còn thúc đẩy sự phát triển và tạo nền tảng vững chắc cho nâng cao hiệu suất.

3.1. Trao quyền cho nhân viên

Trao quyền cho nhân viên là việc người quản lý cho phép cấp dưới có quyền hành động hoặc đưa ra quyết định trong một phạm vi giới hạn. Khi trao quyền thì bạn không chỉ giao lại trách nhiệm mà còn góp phần khơi dậy tiềm lực của mỗi cá nhân.

Việc tạo cơ hội cho nhân viên tự chịu trách nhiệm về công việc của mình không chỉ giúp họ phát triển những kỹ năng cá nhân mà còn trở nên tự tin hơn trong vai trò, vị trí của mình.

Trao quyền cho nhân viên là một trong những bí quyết để xây dựng được đội nhóm thành công, nhân viên tự chủ và có trách nhiệm hơn, giảm tải được áp lực cho chính nhà lãnh đạo

Tuy nhiên, khi thực hiện trao quyền thì nhà quản lý cần nắm bắt được thế mạnh của mỗi cá nhân để phân chia quyền hạn và nhiệm vụ phù hợp, tiến hành theo dõi tiến độ hiệu suất nhưng tránh can thiệp quá mức để nhân viên cảm thấy được tin tưởng.

3.2. Tôn trọng ý kiến của các thành viên

Được lắng nghe là một trong những nhu cầu hàng đầu của bất kỳ nhân viên nào và một nhà lãnh đạo giỏi cần là người biết tôn trọng ý kiến của các thành viên.

Khi được cấp trên lắng nghe ý kiến, nhân viên không chỉ cảm thấy mình được tôn trọng hơn mà còn thấy vai trò của mình có phần nào quan trọng trong cả tập thể. Từ đó thì họ cũng sẽ thoải mái chia sẻ, trao đổi nhiều hơn giúp thúc đẩy sự sáng tạo trong tổ chức.

Nhà lãnh đạo nên lắng nghe một cách chủ động và khuyến khích các nhân viên trình bày, nói lên quan điểm suy nghĩ của bản thân, tránh tạo nên tâm lý gò bó, sợ hãi,… 

Một môi trường làm việc cởi mở, nơi mọi quan điểm hay ý kiến đều được công nhận ngay cả khi không được thực hiện sẽ giúp tăng cường sự sáng tạo và gắn kết trong đội nhóm.

3.3. Kỹ năng giao tiếp và thuyết phục

Kỹ năng giao tiếp và thuyết phục hiệu quả là một yếu tố bắt buộc cần có của bất kỳ nhà lãnh đạo nào. Trước khi ra ngoài để giao với đối tác hay khách hàng thì nhà lãnh đạo cần phải đảm bảo khả năng kết nối và giao tiếp tốt với chính nhân viên/cấp dưới của mình.

Thông qua việc giao tiếp rõ ràng, ngôn từ được sử dụng đảm bảo mọi thành viên đều có thể nắm bắt và hiểu thì nhà quản lý có thể tạo được sự đồng thuận trong tập thể và tránh những hiểu lầm không đáng có.

Để có thể giao tiếp hiệu quả thì bên cạnh sử dụng ngôn ngữ rõ ràng dễ hiểu, nhà lãnh đạo cần thể hiện được sự chân thành và logic trong khi trình bày quan điểm, ý kiến của mình. Khi cần thuyết phục thì nên dựa vào lợi ích chung thay vì ép buộc nhân viên phải làm theo. Điều này không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn xây dựng được lòng tin và sự gắn kết trong đội ngũ.

3.4. Xây dựng văn hóa đội nhóm tích cực

Nhà lãnh đạo giỏi là người có thể giữ chân nhân tài, tạo cho họ cảm giác “thuộc về”, được gắn kết trong chính tổ chức. Điều này không chỉ là yếu tố về mặt tâm lý mà còn là sự thúc đẩy to lớn để tăng hiệu suất làm việc và sự hài lòng của nhân viên.

Theo kết quả từ nghiên cứu của Dale Carnegie, 89% đội nhóm có hiệu quả cao thì có xu hướng rất hoặc cực kỳ hài lòng với nhóm của họ so với 65% nhóm hoạt động không hiệu quả. Điều này chứng minh rằng một môi trường làm việc tích cực không chỉ thúc đẩy hiệu quả mà còn là yếu tố quan trọng để giữ chân nhân viên.

Bằng việc tổ chức các hoạt động đội nhóm, chế độ khen thưởng đãi ngộ minh bạch và đề cao sự giúp đỡ, hỗ trợ lẫn nhau thì nhà lãnh đạo có thể xây dựng được một môi trường làm việc đoàn kết, gắn bó.

3.5. Kỹ năng đào tạo nhân sự

Một kỹ năng quan trọng khác mà nhà lãnh đạo cần có là việc đào tạo và thúc đẩy sự phát triển của nhân viên. Nhân sự giỏi được coi là tài sản lớn nhất của một tổ chức, và đào tạo chính là cách để tài sản đó luôn phát triển.

Hầu hết người lao động đều coi trọng việc được làm ở những môi trường có chính sách đào tạo và phát triển tốt. Thực tế cho thấy, có tới hơn 90% nhân sự sẽ ở lại một công ty lâu hơn nếu họ đầu tư vào sự phát triển nghề nghiệp của nhân viên.

Bên cạnh việc hướng dẫn trực tiếp thì lãnh đạo cũng có thể cung cấp các khóa học chuyên môn nội bộ, tổ chức các buổi mentoring và khuyến khích nhân viên học tập liên tục. Điều này sẽ giúp nhân viên nâng cao kiến thức, đáp ứng được các yêu cầu công việc và cải thiện hiệu suất của tổng thể.

3.6. Tạo động lực và gắn kết mọi người

Trong khi một số cá nhân có khả năng hòa nhập nhanh chóng thì hầu hết các đội nhóm đều cần có sự hỗ trợ để giao tiếp và hợp tác hiệu quả.

Người quản lý cần có khả năng thiết lập các mối quan hệ chung và thúc đẩy tinh thần đồng đội thông qua khuyến khích sự tương tác và không nên áp đặt quá nhiều quy tắc cứng nhắc để mọi thành viên đều cảm thấy thoải mái, tôn trọng lẫn nhau.

3.7. Xây dựng và thiết lập các mục tiêu có tính khả thi

Nghiên cứu cho thấy một người quản lý giỏi là người có tầm nhìn xa trông rộng, có chiến lược rõ ràng cho đội ngũ và có tính đến yếu tố khả thi. Việc thiết lập mục tiêu không chỉ giúp tập thể có một hướng đi cụ thể chung nhất mà còn đảm bảo việc sử dụng nguồn lực hiệu quả. 

Kỹ năng xây dựng và thiết lập mục tiêu là vô cùng quan trọng và cần thiết vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến công việc và quá trình của cả đội nhóm. Khi lập mục tiêu, nhà quản lý cần đảm bảo mọi thành viên đều hiểu rõ vai trò của mình, phân chia công việc và tài nguyên sao cho hợp lý và thực hiện đánh giá tiến độ thường xuyên để điều chỉnh khi cần thiết.

3.8. Quản lý thời gian hiệu quả

Thời gian là nguồn tài nguyên quý giá nhất mà mọi nhà quản lý cần phải tối ưu được. Việc quản lý thời gian hiệu quả không chỉ giúp giảm được áp lực công việc mà còn đảm bảo tiến độ dự án đúng hạn mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc.

Nhà quản lý cần lên kế hoạch chi tiết, cụ thể và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các đầu việc và tuân thủ chặt chẽ theo timeline đã thiết lập để tránh tình trạng bị dồn việc. Hiện nay, có rất nhiều công cụ công nghệ có thể hỗ trợ quá trình này như 1Office, Trello, Asana, Microsoft Planner,…

3.9. Khả năng đàm phán và quản lý xung đột

Đây là một kỹ năng cần thiết bởi xuất phát từ thực tế khi xung đột hay mâu thuẫn có thể làm giảm hiệu suất và tạo ra một môi trường làm việc không hiệu quả và có thể làm tinh thần của cả tập thể đi xuống.

Người quản lý cần có tư duy phân tích, lắng nghe quan điểm ý kiến từ các bên để hiểu rõ nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn, từ đó sử dụng khả năng đàm phán và giao tiếp khôn khéo để đạt tới sự thống nhất giữa các bên liên quan. Quá trình này cần đảm bảo tính công bằng và minh bạch.

3.10. Đưa ra đánh giá và khuyến khích nhân viên phản hồi

Hãy thực hiện đánh giá năng lực, kỹ năng và hiệu suất làm việc của nhân viên một cách thường xuyên, định kỳ và thường xuyên thay vì chờ đến đợt đánh giá cuối năm. Điều này sẽ hỗ trợ xây dựng mối quan hệ gắn kết hơn giữa nhà quản lý và các nhân viên.

Trong quá trình đánh giá, nhà quản lý nên đưa ra các phản hồi tích cực có tính xây dựng thay vì chỉ tập trung vào chỉ trích những điểm chưa tốt. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng cần ghi nhận những phản hồi từ chính nhân viên để từ đó có những điều chỉnh trong cách thức lãnh đạo và quản lý của mình.

3.11. Luôn cập nhật và học hỏi không ngừng

Không chỉ nhân viên mà ngay cả những người quản lý dù đã có trong tay nhiều kinh nghiệm thực chiến, có kỹ năng chuyên môn vững vàng thì việc cải tiến bản thân vẫn rất cần thiết để giữ vững vị thế của mình.

Theo nghiên cứu thì các nhà quản lý chiếm đến 70% sự quan trọng và ảnh hưởng đối với nhân viên trong việc thay đổi tinh thần và văn hóa làm việc nhóm. Chính vì vậy, bản thân nhà quản lý cần phải học hỏi liên tục để luôn bắt kịp xu hướng và trau dồi năng lực, kỹ năng của mình.

4. Cách nâng cao kỹ năng quản lý đội nhóm cho nhà lãnh đạo

Đánh giá những kỹ năng hiện có

Trước khi tiến hành phát triển các kỹ năng quản lý thì nhà lãnh đạo cần tiến hành đánh giá lại về các kỹ năng cá nhân, nhận biết rõ điểm mạnh và hạn chế của mình. Việc này giúp xác định điểm còn thiếu sót để có kế hoạch phát triển và thay đổi hiệu quả hơn.

Nhà lãnh đạo nên kết hợp việc tự đánh giá và sử dụng các công cụ hỗ trợ như các bài kiểm tra năng lực hay tham khảo ý kiến từ đồng nghiệp và nhân viên để có cái nhìn khách quan và toàn diện hơn.

Đặt mục tiêu nâng cao, cải thiện cụ thể rõ ràng

Tiếp theo, hãy thiết lập các mục tiêu phát triển cụ thể và có thể đo lường để có một lộ trình hành động cụ thể, có tính khả thi. 

Ví dụ, một nhà quản lý cần cải thiện kỹ năng giao tiếp, mục tiêu ở đây có thể là tham gia khóa học ngắn hạn về giao tiếp hiệu quả trong vòng 3 tháng và song song với đó là áp dụng những kiến thức đã học vào quá trình làm việc hàng ngày. 

Đón nhận phản hồi từ nhân viên

Để có góc nhìn toàn diện và khách quan hơn về bộ kỹ năng của bản thân thì người quản lý nên tiếp nhận thêm phản hồi từ các thành viên trong nhóm hoặc đồng nghiệp.

Những phản hồi này sẽ giúp nhà quản lý nhận ra được những điểm cần cải thiện trong cách quản lý và có điều chỉnh phù hợp.

Tập trung phát triển kỹ năng cụ thể

Thay vì cố gắng hoàn thiện tất cả các kỹ năng cùng lúc thì hãy ưu tiên các kỹ năng cụ thể cần thiết nhất để tập trung cải thiện. 

Nhà quản lý có thể tham gia các khóa học chuyên môn, các hội thảo hay đọc các đầu sách chuyên sâu về kỹ năng cụ thể nào đó như giao tiếp hay đàm phán. Cùng với đó, nhà quản lý cần áp dụng trực tiếp những kiến thức này vào trong công việc để có thể thấy được tính thực tiễn và có lộ trình cải thiện phù hợp.

5. Bí quyết tăng hiệu quả quản lý đội nhóm từ những chuyên gia hàng đầu

Có thể nói, hầu hết các nhà quản lý, lãnh đạo xuất sắc đều phát triển kiến thức chuyên môn và khả năng thông qua thời gian và quá trình thực hành liên tục.

Thành công trong quản lý đội nhóm không đến từ may mắn mà là từ sự chuẩn bị kỹ lưỡng, chính vì vậy 1Academy mang đến giải pháp toàn diện cho các nhà quản lý mong muốn tự nâng cao năng lực của bản thân, phát triển những kỹ năng cần thiết và sẵn sàng tăng tốc cho năm mới.

Chương trình đào tạo “Nâng tầm quản lý cấp trung trong kỷ nguyên AI” được thiết kế chuyên biệt sẽ giúp các nhà quản lý hiểu rõ được chiến lược, phát triển kỹ năng lãnh đạo, ra quyết định chính xác hơn và quản lý hiệu suất – đảm bảo mọi mục tiêu đều được thực thi đúng đắn và hiệu quả.