Multitask thực chất là khi bạn cố gắng làm nhiều việc cùng một lúc – chẳng hạn như kiểm tra email trong khi đang họp. Việc chuyển đổi liên tục giữa nhiều mục tiêu có thể gia tăng khả năng mắc lỗi và hoàn thành ít công việc hơn. Trong bài viết dưới đây, 1Academy sẽ giúp bạn tìm hiểu về bản chất của multitask và những gì bạn có thể làm để nâng cao hiệu suất làm việc.

1. Multitask là gì?  

Multitask hay Đa nhiệm là khi bạn cố gắng thực hiện nhiều việc cùng một lúc. Thực chất của việc này là bạn đang chuyển đổi liên tục giữa nhiều nhiệm vụ trong khoảng thời gian ngắn.

Ví dụ, nhiều người trong chúng ta thường tranh thủ xem tin nhắn trong thời gian nghỉ giữa các cuộc họp. Việc này thoạt nghe có vẻ năng suất vì bạn đang tận dụng được thời gian trống, nhưng thực chất, chỉ cần bạn lướt qua tin nhắn cũng có thể làm giảm khả năng tập trung cho phần còn lại của cuộc họp. Tùy vào mức độ quan trọng của tin nhắn mà sự mất tập trung này có thể kéo dài hàng giờ, thậm chí là cả một ngày dài.

Nhiều nghiên cứu đã từng chỉ ra rằng việc multitasking ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất làm việc do suy yếu khả năng nhận thức, sự tập trung và hiệu quả tổng thể.

2. Các hình thức multitask phổ biến hiện nay

Hiện nay, có 3 dạng multitask phổ biến thường thấy: 

• Hình thức đầu tiên dễ dàng thấy nhất là khi chúng ta thực hiện đồng thời nhiều tác vụ vật lý, chẳng hạn như nói chuyện điện thoại khi đang lái xe hoặc nhắn tin khi đang đi bộ. Đây thực chất là hình thức kém hiệu quả nhất và có thể gây nguy hiểm cho bản thân người thực hiện và những người xung quanh.
• Hình thức thứ 2 là khi bạn chỉ thực hiện một tác vụ vật lý nhưng tâm trí lại suy nghĩ về việc khác, chẳng hạn như lên kế hoạch cho một ngày khi đang vệ sinh cá nhân hay chuẩn bị bài thuyết trình trong đầu khi đang sắp xếp tài liệu, suy nghĩ về bữa tối khi đang lái xe…
• Hình thức thứ 3 là việc mà ta thường hay gọi là “tận dụng thời gian nhàn rỗi”, chẳng hạn như kiểm tra email trong lúc chờ in tài liệu, gọi điện thoại khi đang phơi quần áo hay xem thông tin khi đang làm tóc. 

3. Lợi ích của việc multitask đúng cách

Tiết kiệm thời gian

Multitask có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách kết hợp nhiều nhiệm vụ riêng biệt lại với nhau. Việc thực hiện từng công việc một cách lần lượt có thể kéo dài thời gian hoàn thành.

Ví dụ như, bạn có thể soạn biên bản cuộc họp ngay trong khi họp thay vì ghi chú tạm rồi biên soạn lại sau đó

Tiết kiệm chi phí

Khi có thể xử lý nhiều việc cùng một lúc, bạn có thể giảm nhu cầu thuê thêm nhân sự để làm các công việc phụ. Trong nhiều trường hợp, việc có những nhân viên có khả năng multitask sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách cho lương và phúc lợi. 

Nâng cao năng suất

Nếu một tổ chức có nhiều nhân viên có khả năng multitask hiệu quả thì họ sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn so với người không có kỹ năng đa nhiệm. Phương pháp làm việc này giúp rút ngắn thời gian thực hiện nhiệm vụ và dự án. 

Nhân viên đa nhiệm tốt cũng sẽ hoàn tất công việc nhanh chóng và có thời gian để nghỉ ngơi, điều này giúp cải thiện mức độ căng thẳng và giúp họ làm việc hiệu quả hơn.

Giúp tránh tình trạng trì hoãn

Làm việc đa nhiệm cho phép bạn hoàn thành nhiều đầu việc liên tục và giảm lãng phí thời gian. Với những người có thói quen lên danh sách công việc hàng ngày, việc multitask sẽ giúp “tick” hoàn thành cho nhiều đầu mục hơn – đây chính là một động lực mạnh mẽ để làm việc hiệu quả. Multitask cũng giúp bạn luôn ở trong trạng thái bận rộn, tránh bị phân tâm vì cần phải tập trung vào các hoạt động khác.

Nâng cao năng lực trí tuệ

Giống như việc cơ thể cần được vận động, não bộ cũng cần sự kích thích thường xuyên để phát triển. Multitask là một cách hiệu quả để giúp não bộ hoạt động tích cực và nâng cao năng lực tư duy. Khi thực hành đa nhiệm thường xuyên, não bộ sẽ trở nên hiệu quả hơn trong việc xử lý nhiều công việc cùng lúc. 

Phát triển khả năng chịu đựng áp lực

Việc thường xuyên multitask có thể tạo ra áp lực liên tục trong việc hoàn thành công việc. Làm việc trong môi trường đòi hỏi yêu cầu cao sẽ giúp bạn rèn luyện khả năng chịu đựng và đối mặt với những tình huống thách thức. Khi đã làm quen với môi trường như vậy thì bản thân mỗi người cũng sẽ trở nên mạnh mẽ hơn, cải thiện khả năng kiểm soát căng thẳng và tăng giới hạn chịu đựng.

Gia tăng cơ hội việc làm

Multitask được coi là một kỹ năng quan trọng có thể làm tăng tính cạnh tranh của bạn trên thị trường lao động vì có nhiều nhà tuyển dụng ưu tiên ứng viên có thể xử lý nhiều việc cùng lúc. Việc thể hiện kỹ năng đa nhiệm trong CV có thể khiến bạn nổi bật hơn trong mắt nhà tuyển dụng. Thậm chí, sở hữu khả năng multitask có thể giúp bạn giữ được vị trí của mình khi công ty có sự thay đổi về cơ cấu.

4. Những sai lầm phổ biến khi làm việc đa nhiệm

4.1. Chuyển đổi giữa các đầu việc quá thường xuyên

Một lỗi sai phổ biến nhất khi multitask là chuyển đổi liên tục giữa các công việc khác nhau. Việc này có thể khiến bạn mất tập trung, lãng phí thời gian và dễ mắc các lỗi sai hơn. Ngoài ra, việc chuyển đổi thường xuyên còn làm giảm khả năng ghi nhớ và xử lý thông tin do não bộ phải liên tục điều chỉnh theo các kích thích và mục tiêu mới. 

Để xử lý vấn đề này, bạn hãy gộp các nhóm nhiệm vụ tương tự lại với nhau và xử lý chúng theo từng đợt để đạt hiệu quả tốt nhất.

4.2. Làm quá nhiều việc cùng lúc

Một lỗi phổ biến khác khi multitask chính là cố gắng làm quá nhiều việc trong cùng một thời điểm. Điều này sẽ dễ dẫn đến tình trạng quá tải, căng thẳng và kiệt sức bởi bạn không còn đủ năng lượng để tập trung sáng tạo, ra quyết định hay giải quyết vấn đề một cách hiệu quả. 

Để tránh được điều này, hãy ưu tiên các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và đặt ra kỳ vọng thực tế để tập trung nguồn lực. Bạn có thể sử dụng các công cụ như to-do-list, lịch biểu hay ứng dụng quản lý dự án để lập kế hoạch rõ ràng và theo dõi tiến độ. Ngoài ra, bạn cũng có thể ủy quyền hoặc thuê ngoài một số công việc không quá quan trọng hay đòi hỏi những kỹ năng mà bạn không có.

Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng, cố gắng thực hiện nhiều hoạt động cùng lúc có thể làm giảm hiệu suất và tăng mắc lỗi. Hiện tượng này còn được gọi là “chi phí chuyển đổi”, xảy ra khi não bộ cần thời gian để điều chỉnh mỗi lần chuyển đổi giữa các nhiệm vụ. Sự thay đổi liên tục này có thể làm chậm tốc độ và cản trở hiệu suất làm việc.

4.3. Thực hiện kết hợp với các nhiệm vụ cần sự tập trung cao

Sai lầm phổ biến thứ 3 trong khi multitask đó là kết hợp các nhiệm vụ đòi hỏi sự chú ý và tập trung cao với những công việc mang tính thói quen hay lặp lại. Ví dụ như, bạn vừa cố gắng hoàn thiện báo cáo trong khi nghe podcast hoặc vừa họp và vừa kiểm tra mạng xã hội. Điều này có thể dẫn đến giảm hiệu suất vì bạn đang không hoàn toàn tập trung vào bất kỳ việc nào cả. Ngoài ra, bạn cũng có thể bỏ lỡ các chi tiết hay phản hồi quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng và kết quả công việc.

Để tránh được lỗi này, bạn nên cố gắng tách biệt những công việc đòi hỏi sự chú ý cao khỏi những đầu việc mang tính lặp lại hoặc làm thụ động. Chẳng hạn như, bạn có thể nghe nhạc hoặc podcast trong khi làm việc nhà hay tập thể dục, nhưng không nên làm việc này khi đang cần xử lý các công việc phức tạp hoặc mang tính sáng tạo.

4.4. Bỏ quên nhu cầu cá nhân

Multitask là quá trình có thể ảnh hưởng cả về mặt thể chất lẫn tinh thần vì nó đòi hỏi bạn cần phải dùng nhiều năng lượng, nỗ lực và tài nguyên. Nếu không chăm sóc tốt cho nhu cầu và sức khỏe của bản thân thì bạn hoàn toàn có thể rơi vào trạng thái mệt mỏi, bức bối, lo âu hay gặp phải các triệu chứng về thể chất như đau đầu, căng cơ…

Để tránh điều này, hãy đảm bảo bản thân được nghỉ ngơi định kỳ và chăm sóc đúng cách. Bạn có thể áp dụng các bài tập thiền, thở sâu hay giãn cơ để thư giãn và nạp lại năng lượng cho tinh thần và thể chất. Ngoài ra, hãy tập ăn uống lành mạnh, uống đủ nước và ngủ đủ giấc để duy trì hiệu suất làm việc và sức khỏe của mình.

4.5. Việc trao đổi giao tiếp kém

Làm việc đa nhiệm có thể làm suy giảm kỹ năng giao tiếp của bạn, khiến bạn không muốn lắng nghe, không phản hồi phù hợp hay diễn đạt không rõ ràng. Điều này dễ dẫn đến hiểu lầm, xung đột và ảnh hưởng tiêu cực đến các mối quan hệ xung quanh, khiến bạn bị đánh giá là mất tập trung hoặc thiếu chuyên nghiệp.

Để tránh được sai lầm này, hãy cố gắng giao tiếp một cách rõ ràng và có thái độ tôn trọng với người khác. Hãy thiết lập rõ ranh giới và kỳ vọng, thông báo cho người khác biết khi nào bạn có thể trao đổi cụ thể và khi cần thì bạn cần phải tập trung.

5. 6+ cách cải thiện kỹ năng multitask hiệu quả

Chắc hẳn ai cũng đã từng rơi vào trường hợp, sau một ngày làm việc bận rộn thì bạn lại cảm thấy như mình chưa làm được gì mặc dù đã hoàn thành rất nhiều đầu việc. Đây là một thực tế phổ biến mà rất nhiều người gặp phải và nguyên nhân chủ yếu là do bạn chưa thực sự biết cách multitask hiệu quả.

5.1. Ưu tiên

Khi bạn phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ trong cùng một khoảng thời gian, hãy bắt đầu bằng việc xác định nhiệm vụ nào là quan trọng nhất trước. Thay vì việc cảm thấy áp lực khi phải làm tất cả mọi thứ cùng lúc, hãy tập trung vào những việc quan trọng trước tiên. Điều này sẽ giúp cải thiện đáng kể khả năng tập trung và hiệu quả công việc.

Bạn có thể chia các nhiệm vụ của mình ra thành 4 nhóm dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp như sau:

• Khẩn cấp và quan trọng
• Khẩn cấp nhưng không quá quan trọng
• Không khẩn cấp nhưng quan trọng
• Không khẩn cấp và không quan trọng

Bạn nên xử lý các nhiệm vụ theo thứ tự từ trên xuống, tuy nhiên khi đi dần xuống dưới danh sách, các nhiệm vụ thuộc nhóm cuối thường sẽ biến mất hoặc không còn cần bạn chú ý nữa.

5.2. Học cách từ chối

Nếu bạn là người luôn muốn làm hài lòng người khác, bạn sẽ rất dễ rơi vào tình trạng quá tải vì nhận quá nhiều việc. Hãy suy nghĩ thực tế về khả năng của bản thân và đừng ngại nói “không” hoặc đề xuất dời thời hạn công việc với đối phương.

5.3. Hiểu rõ giới hạn của bản thân

Hãy suy nghĩ về những kinh nghiệm trước đây và xem bạn có thể xử lý bao nhiêu việc cùng một lúc. Dựa vào đó, bạn sẽ có thể quyết định được ưu tiên trong từng tình huống cụ thể. Thay vì làm việc quá sức hay thậm chí là đem việc về nhà làm tiếp, bạn có thể nhắc dời thời hạn hoặc xin hỗ trợ từ cấp trên.

5.4. Loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng

Hãy tắt thông báo điện thoại hoặc laptop nếu có thể, bạn cũng có thể đặt trạng thái “không làm phiền” trên các phần mềm làm việc để thông báo cho mọi người biết rằng bạn đang bận và tránh bị gián đoạn giữa chừng. Nếu không gian làm việc quá ồn ào, hãy xem xét chuyển đến một không gian yên tĩnh hoặc kín đáo hơn nếu có thể.

5.5. Quy tắc “miếng nhỏ”

Nếu tình huống buộc bạn phải multitask, hãy chỉ nên xử lý những việc nhỏ/đơn giản hay không đòi hỏi quá nhiều sự tập trung, tránh các công việc phức tạp vì não bộ của bạn sẽ không thể xử lý hiệu quả cùng lúc. Ngoài ra, bạn có thể nhóm các việc nhỏ lại để tăng cảm giác hài lòng hơn khi hoàn thành nhiều việc trong thời gian ngắn.

Nếu bạn là freelancer, các ứng dụng hỗ trợ multitask như Notion, Trello, hay Pomodoro Timer có thể giúp tối ưu thời gian và tăng hiệu suất.

5.6. Sử dụng thời gian nghỉ

Hãy chèn các khoảng nghỉ ngắn từ 10 – 15 phút giữa các nhiệm vụ để đầu óc bạn có thời gian hồi phục, đây thực chất là điều rất quan trọng nếu bạn đang phải làm nhiều yêu cầu nhiệm vụ cùng lúc. Khoảng nghỉ ngắn làm đệm này có thể giúp bạn lấy lại sự tập trung và cải thiện hiệu suất công việc hiệu quả.

Một trong những phương pháp hiệu quả thường được sử dụng là kỹ thuật Pomodoro. Kỹ thuật này giúp bạn chia nhỏ thời gian làm việc của mình. Lý tưởng nhất là bạn làm việc trong 45 phút, nghỉ 5 phút rồi tiếp tục chu kỳ mới. Trong mỗi phiên làm việc, bạn sẽ phải tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể và tránh mọi sự xao nhãng. Khoảng thời gian trong mỗi phiên làm việc có thể được tùy chỉnh linh hoạt theo từng khả năng tập trung của mỗi người.

5.7. Chuyển nhiệm vụ có mục đích

Khi bạn cần phải chuyển sang một nhiệm vụ khác, hãy làm điều đó một cách có chủ đích. Tốt nhất là hoàn thiện hẳn một phần việc hiện tại trước khi chuyển sang việc khác. Nếu không, bạn có thể sẽ cảm thấy mình làm rất nhiều nhưng lại chẳng xong được việc gì.

Multitask không đơn thuần là làm nhiều việc cùng lúc mà là làm chúng một cách có hiệu quả. 1Academy mong rằng bài viết trên đây đã có giúp bạn thấy được tổng quan về kỹ năng này và cách thức để làm việc đa nhiệm hiệu quả. 

HỌC VIỆN 1ACADEMY

• Hotline: 038 705 1409
• Fanpage: https://www.facebook.com/1OfficeAcademy