5W1H là một phương pháp phổ biến được sử dụng trong nhiều lĩnh vực từ kinh doanh, marketing, sản xuất đến học tập và giải quyết vấn đề. Mục tiêu của phương pháp này là xem xét vấn đề hay tình huống ở nhiều khía cạnh khác nhau, khơi gợi những giải pháp tiềm năng cho các bước tiếp theo trong quá trình giải quyết vấn đề. Hãy cùng 1Academy tìm hiểu về phương pháp này và ứng dụng của nó trong bài viết dưới đây!

1. 5W1H là gì?

5W1H hay phương pháp Kipling là một phương pháp đặt câu hỏi để tiếp cận vấn đề dưới nhiều khía cạnh khác nhau, hỗ trợ xem xét các ý tưởng, tình huống hay vấn đề một cách bao quát, toàn diện. 

5W1H là từ cụm viết tắt cho các câu hỏi: What (Cái gì), When (Khi nào), Who (Ai), Where (Ở đâu), Why (Tại sao), và How (Như thế nào). Đây là một công cụ rất phổ biến và được áp dụng trong nhiều lĩnh vực, bối cảnh khác nhau. 

5W1H cho phép người sử dụng hiểu rõ bản chất của vấn đề một cách có hệ thống thông qua việc đặt ra các câu hỏi đúng, mở rộng phạm vi tìm hiểu và thu thập các thông tin phù hợp. Từ việc tập hợp đủ các yếu tố cần thiết, người sử dụng có thể giúp nhận diện cả những vấn đề tiềm ẩn và các giải pháp có thể liên quan đến tình huống, có được cái nhìn đầy đủ và khách quan nhất.

5W1H thường được sử dụng trong các buổi brainstorming để kích thích các ý tưởng, sáng kiến mới hoặc áp dụng trong quá trình quản lý dự án (lập kế hoạch truyền thông, quản lý khủng hoảng, thiết lập dự án…) để đảm bảo mọi yếu tố đều được xem xét trước khi chính thức thực hiện.

Ví dụ, sử dụng phương pháp 5W1H trong tình huống người quản lý dự án được giao nhiệm vụ nâng cao sự hài lòng của nhân viên trong công ty:

• Who: Những nhân viên nào đang không hài lòng hay cảm thấy bất mãn? Có bộ phận hay vị trí nào cụ thể liên quan đến vấn đề này hay không?
• What: Yếu tố nào có liên quan đến sự thiếu hài lòng của nhân viên? Liệu có bất kỳ sự cố hay chính sách nào đang tạo nên sự bất mãn hay không?
• When: Từ khi nào thì sự sụt giảm trong mức độ hài lòng của nhân viên bắt đầu trở nên rõ rệt? Đây có phải vấn đề mới xuất hiện không hay đã tồn tại từ lâu?
• Where: Những khu vực phòng ban, bộ phận nào trong công ty đang có mức độ hài lòng tương đối thấp? Có đội nhóm hay cá nhân nào cụ thể bị ảnh hưởng bởi vấn đề này hay không?
• Why: Tại sao mức độ hài lòng của nhân viên lại có vai trò quan trọng đối với công ty? Nếu sự hài lòng thấp thì liệu có hậu quả gì hay không?
• How: Công ty cần làm thế nào để giải quyết những vấn đề tạo nên sự thiếu hài lòng ở nhân viên? Chiến lược hay sáng kiến nào có thể được triển khai?

Các câu hỏi trong 5W1H có thể được thay đổi để phù hợp với bất kỳ lĩnh vực hay vấn đề nào cần được giải quyết. 5W và 1H sẽ giúp bao quát tất cả mọi khía cạnh của một vấn đề để từ đó tìm ra được giải pháp hiệu quả nhất.

2. 6 yếu tố cấu thành mô hình 5W1H

2.1. What (Cái gì)?

Yếu tố “What” nhằm xác định những thông tin cơ bản, mô tả rõ về đặc điểm và bản chất của vấn đề hay tình huống cụ thể đang được xem xét. 

Ý nghĩa của What có thể bao gồm:

• Xác định mục tiêu hay nhiệm vụ cần đáp ứng
• Ưu tiên những công việc quan trọng và loại bỏ những việc không cần thiết
• Xây dựng kế hoạch cụ thể để triển khai hiệu quả

Ví dụ, khi bộ phận Nhân sự cần tuyển dụng nhân viên mới thì “What” sẽ trả lời cho câu hỏi vị trí đang cần tuyển là về lĩnh vực nào? Từ đó, HR sẽ xác định mô tả công việc chi tiết, trách nhiệm, quyền hạn và yêu cầu của vị trí đó.

2.2. Why (Tại sao)?

Yếu tố “Why” được coi là một trong những yếu tố then chốt nhằm xác định nguyên nhân dẫn đến vấn đề hay tình huống phát sinh, động cơ/mục đích đằng sau việc triển khai thực hiện các kế hoạch, dự án, công việc nào đó. Từ việc xác định được “Why” thì ta sẽ có phương hướng cho giải pháp và ngăn chặn vấn đề tái diễn trong tương lai hoặc có định hướng cho những kế hoạch sắp tới.

Để xác định được “Why” thì ta có thể trả lời một số câu hỏi sau:

• Tại sao cần thực hiện triển khai dự án/kế hoạch này?
• Tại sao cần giải quyết vấn đề này? Nếu không giải quyết thì có để lại hậu quả hay ảnh hưởng gì hay không?
• Vì sao lại sử dụng sản phẩm/công cụ/thiết bị này?

Ví dụ, trong tình huống tuyển dụng, HR sẽ cần phải đặt câu hỏi hay làm rõ “Tại sao vị trí này lại cần tuyển dụng mới?”. Nguyên nhân đằng sau có thể là doanh nghiệp dự định mở rộng thị trường hoạt động, giai đoạn ra mắt sản phẩm mới cần bổ sung nhân lực, nhân viên cũ có kế hoạch nghỉ việc, tái cơ cấu tổ chức các phòng ban trong doanh nghiệp,…

2.3. Who (Ai)?

Yếu tố “Who” (Ai) nhằm xác định các đối tượng có liên quan đến vấn đề và tình huống đang được xem xét. Ai ở đây có thể bao gồm người phát hiện ra vấn đề, người có khả năng giải quyết vấn đề, người chịu trách nhiệm cho vấn đề hay người bị ảnh hưởng bởi vấn đề này. Câu hỏi “Who” thường được dùng để tìm hiểu vai trò và định danh các đối tượng trong tình huống/vấn đề cụ thể.

Một số câu hỏi có thể được sử dụng để xác định yếu tố “Who” như:

• Đối tượng nào cần đến sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp?
• Ai là người phát hiện ra vấn đề phát sinh?
• Ai sẽ bị ảnh hưởng bởi vấn đề, kế hoạch hay dự án?
• Nếu có vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện thì cần liên hệ với ai?

Ví dụ, trong tình huống tuyển dụng, thì “Who” sẽ giúp trả lời cho câu hỏi “Chân dung của viên tiềm năng cho vị trí này là gì?”, “Ai là người phụ trách tuyển dụng, chọn lọc hồ sơ và liên hệ ứng viên?”, “Ai là người tham gia phỏng vấn và lựa chọn ứng viên đáp ứng yêu cầu?”

2.4. When (Khi nào)?

Yếu tố “When” nhằm xác định thời gian tương đối mà tình huống/vấn đề xảy ra, trở nên rõ ràng hay sẽ bắt đầu diễn ra. Câu hỏi này sẽ liên quan đến các mốc thời gian, khoảng thời gian hay khung thời gian thực hiện liên quan đến vấn đề nhằm xác định được thời điểm phù hợp nhất để triển khai, đảm bảo công việc hoàn thành đúng hạn và đạt hiệu quả.

Một số câu hỏi để xác định yếu tố “When” như:

• Vấn đề/ Tình huống này đã bắt đầu diễn ra từ khi nào?
• Khi nào công việc/dự án/chiến dịch này sẽ được thực hiện?
• Thời gian triển khai các dự án và sẽ mất bao lâu để hoàn thành từng giai đoạn?
• Khi nào thì các nhiệm vụ/dự án/chiến dịch này sẽ được hoàn thành?

Ví dụ, với tình huống cần tuyển dụng nhân viên mới thì sẽ cần xác định các câu hỏi như: Thời điểm nào cần phải tuyển dụng? Thời gian nào cần phải hoàn thành việc tuyển dụng? để có kế hoạch tuyển dụng phù hợp.

2.5. Where (Ở đâu)?

Yếu tố “Where” xác định vị trí, địa điểm xảy ra vấn đề hay tình huống đã được nhận diện. Ở đây thì “Where” có thể là một nơi cụ thể, một bộ phận/phòng ban hay một quy trình trong tổng thể. Yếu tố này giúp cung cấp góc nhìn tổng quan về bối cảnh của sự việc/vấn đề và có được giải pháp, hướng đi phù hợp.

Một số câu hỏi giúp xác định yếu tố “Where” như:

• Vấn đề hay tình huống này đã xảy ra ở đâu?
• Sản phẩm này có nguồn gốc từ đâu?
• Thị trường mục tiêu của sản phẩm/dịch vụ là ở đâu?
• Dự án hay kế hoạch này sẽ được tiến hành theo hình thức nào và ở đâu (Online qua nền tảng nào, hay Offline ở cụ thể những địa điểm nào)?

Ví dụ, trong tình huống tuyển dụng thì sẽ cần xác định những kênh tuyển dụng nào sẽ được sử dụng (các website tuyển dụng, mạng xã hội, thông báo nội bộ, qua các sự kiện tuyển dụng,..) để lựa chọn phương thức tiếp cận ứng viên tiềm năng hiệu quả nhất

2.6. How (Như thế nào)?

Yếu tố “How” sẽ nhằm định hướng cách thức và các giải pháp tiềm năng để giải quyết vấn đề đang được xem xét. Ở đây, ta sẽ cần xác định mọi nguồn lực, công cụ, phương tiện, thiết bị, thủ tục, các hành động cần thiết, quy trình… và cả chi phí để đưa ra phương án tối ưu nhất.

Cụ thể một số câu hỏi để xác định “How” như sau:

• Làm thế nào để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể và đạt mục tiêu?
• Sử dụng các nguồn lực và ngân sách như nào để hiệu quả nhất?
• Các bộ phận, phòng ban cần phối hợp với nhau như nào?
• Làm thế nào để kiểm soát được quá trình và đánh giá tiến độ dự án?

Ví dụ, trong tình huống tuyển dụng, để trả lời cho câu hỏi “How” thì HR cần xác định “Quy trình tuyển dụng sẽ diễn ra như thế nào” và lập kế hoạch chi tiết từng bước cho các giai đoạn, bao gồm cả các công cụ sẽ được sử dụng trong quá trình thực hiện, các bộ phận có liên quan. 

3. Lợi ích khi áp dụng mô hình 5W1H

Phân tích sâu vấn đề và tối ưu hóa quá trình ra quyết định

Phương pháp này giúp đảm bảo không có bất kỳ thông tin quan trọng nào sẽ bị bỏ qua, và đưa ra phân tích toàn diện hơn. 5W1H sẽ phân tích mọi khía cạnh của vấn đề một cách chi tiết bằng việc trả lời 6 câu hỏi “Ai”, “Ở đâu”, “Khi nào”, “Cái gì”, “Tại sao” và “Như thế nào”. Điều này giúp ta tổng hợp được một lượng thông tin đa chiều để hiểu rõ về bản chất của vấn đề và từ đó sắp xếp các thông tin một cách hợp lý để thấy được cơ hội và thách thức của vấn đề, đưa ra các quyết định, giải pháp chính xác, hiệu quả hơn.

Nâng cao hiệu suất làm việc trong tập thể

Phương pháp 5W1H giúp thiết lập lên một bộ thông tin rõ ràng và đồng nhất cho cả nhóm làm việc. Khi đã có kế hoạch triển khai rõ ràng thì mọi người có thể tập trung vào những nhiệm vụ chính quan trọng và sử dụng nguồn lực hiệu quả, tránh lãng phí thời gian, nỗ lực và những sai sót không đáng có. Tất cả những cá nhân có liên quan đều sẽ nắm và hiểu được vai trò, trách nhiệm của mình để từ đó loại bỏ những sự mơ hồ, tăng cường sự phối hợp trong tổ chức. 

Cải thiện giao tiếp

Thông thường, khó khăn lớn nhất trong quá trình làm việc nhóm đó là mỗi người lại có góc nhìn khác nhau về tình huống/vấn đề dựa trên kiến thức, kinh nghiệm của mình và có xu hướng chỉ nhìn nhận theo quan điểm của riêng họ. Tuy nhiên với 5W1H sẽ giúp bóc tách, xem xét vấn đề từ mọi góc độ, làm rõ mọi khía cạnh và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng. Thông qua xác định từng nhóm câu hỏi chính, mọi quan điểm sẽ được tổ chức có cấu trúc, hệ thống minh bạch và trao đổi logic.

4. Phân biệt giữa 5W1H và 5W2H

Phương pháp 5W1H tập trung vào 6 câu hỏi chính là Who, What, When, Where, Why và How, trong khi đó thì phương pháp 5W2H sẽ làm rõ thêm 2 câu hỏi là How much và How many.

• 5W2H được sử dụng chủ yếu trong các tình huống yêu cầu phân tích định lượng hoặc cần xử lý các dữ liệu dưới dạng số. 
• Tuy nhiên, với đa số các hoạt động đào tạo doanh nghiệp và quản lý dự án thì phương pháp 5W1H là đủ để thu thập các thông tin liên quan và đưa ra quyết định chính xác, hiệu quả

5. Ứng dụng 5W1H trong thực tiễn

5.1. Thiết lập, xây dựng kế hoạch

Trước khi bắt đầu một dự án thì 5W1H được coi là một công cụ hữu ích để xác định và nắm bắt toàn bộ mọi khía cạnh về dự án đó. 

• Who (Ai): Ai là đối tác/ khách hàng/ đối thủ của dự án? Những cá nhân, bộ phận nào sẽ tham gia vào dự án? 
• What (Cái gì): Dự án này là gì? Mục tiêu khi xây dựng kế hoạch và triển khai dự án là gì?
• When (Ở đâu): Khi nào thì các hợp đồng ký kết sẽ được thực hiện? Các mốc thời gian trong từng giai đoạn của dự án được xác lập như nào? Dự án sẽ dự định kéo dài trong bao lâu?
• Where (Khi nào): Dự án sẽ được triển khai tại đâu?
• Why (Tại sao): Tại sao dự án này được thiết lập? Mục đích cuối cùng của dự án là gì?
• How (Như thế nào): Những nguồn lực về tài chính, con người và phương tiện nào sẽ được sử dụng để triển khai thực thi dự án? 

5.2. Giải quyết vấn đề

5W1H là một công cụ không thể thay thế trong quy trình giải quyết vấn đề bởi nó cho phép bạn phân tích và hiểu rõ được bản chất của vấn đề hiện tại. 

• Who (Ai): Ai là người liên quan đến vấn đề này? Ai là người bị ảnh hưởng bởi vấn đề này?
• What (Cái gì): Vấn đề này là gì? Xác định, mô tả chi tiết, rõ ràng về vấn đề
• When (Ở đâu): Vấn đề xảy ra khi nào? Tần suất diễn ra như nào?
• Where (Khi nào): Vấn đề phát sinh ở đâu? (Vị trí, địa điểm, điều kiện, môi trường,…)
• Why (Tại sao): Tại sao vấn đề này lại xảy ra? Nguyên nhân đằng sau vấn đề là gì?
• How (Như thế nào): Vấn đề xảy ra như nào? Những yếu tố nào tác động đến vấn đề và mức độ tác động như nào? 

5.3. Ứng dụng trong lĩnh vực Marketing

• Who (Ai): Khách hàng tiềm năng là ai (Các đặc điểm về nhân khẩu học, nhu cầu, mong muốn, thói quen mua hàng,…)? Những bộ phận hay cá nhân nào sẽ tham gia vào chiến dịch và vai trò, nhiệm vụ của họ là gì?
• What (Cái gì): Sản phẩm mới là gì, có đặc điểm và chức năng như thế nào?
• When (Ở đâu): Khi nào là thời điểm thích hợp để bắt đầu chiến dịch? Khoảng thời gian phù hợp nhất để giới thiệu sản phẩm mới?
• Where (Khi nào): Sản phẩm hay dịch vụ mới phù hợp với khu vực nào? Sử dụng các kênh nào để tiếp cận khách hàng và quảng bá sản phẩm/dịch vụ? Khách hàng có thể mua/đăng ký sản phẩm/dịch vụ ở đâu?
• Why (Tại sao): Tại sao khách hàng nên quan tâm và sử dụng đến sản phẩm/dịch vụ này? Tại sao cần phát triển và giới thiệu sản phẩm/dịch vụ? Mục tiêu của chiến dịch là gì (Thu hút khách hàng mới, Giới thiệu sản phẩm, Gia tăng nhận thức thương hiệu,…)
• How (Như thế nào): Kế hoạch cho chiến dịch Marketing sản phẩm/dịch vụ này như thế nào? Các phương tiện, công cụ nào cần có và triển khai như nào trong quá trình thực hiện chiến dịch?

5.4. Thu hút, tuyển dụng nhân sự

• Who (Ai): Xác định chân dung ứng viên tiềm năng thông qua trao đổi với quản lý các phòng ban và dựa trên kiến thức về ngành nghề.
• What (Cái gì): Đặc điểm cần có ở ứng viên, bao gồm trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, mục tiêu nghề nghiệp,…
• When (Ở đâu): Xác định thời điểm cần tuyển dụng để chuẩn bị các nguồn lực cần thiết và phân bổ công việc cho phù hợp.
• Where (Khi nào): Lựa chọn kênh tuyển dụng phù hợp với tính chất của vị trí công việc cần tuyển để thu hút ứng viên.
• Why (Tại sao): Xác định rõ ràng mục đích, nhu cầu của việc tuyển dụng như đây là tuyển cho vị trí mới hay vừa mới bị bỏ trống để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của quy trình tuyển dụng.
• How (Như thế nào): Xây dựng quy trình tuyển dụng chi tiết để tối ưu hóa nguồn lực, tiết kiệm chi phí và đảm bảo hiệu quả, đáp ứng yêu cầu về chất lượng nhân sự của doanh nghiệp.

Trên đây là toàn bộ thông tin bạn cần biết về mô hình 5W1H bao gồm khái niệm, những lợi ích và tính ứng dụng của 5W1H trong thực tế doanh nghiệp. 1Academy hy vọng rằng những nội dung trong bài viết đã giúp bạn nắm bắt được một công cụ, phương pháp hiệu quả để giải quyết các vấn đề trong tổ chức, góp phần đem lại hiệu quả và tối ưu quy trình vận hành.